Ja datorizētu grāmatvedības programmu realizācijas, piegādātāju un finanšu uzskaitei sāksit izmantot pirmoreiz vai arī uz Pirmo Ofisu esat pārgājuši no citas sistēmas, ieteicams apskatīt vispārējās programmas funkcijas. Iespējams, šajā sistēmā visas darbības varēsit veikt daudz efektīvāk.

Ieteicams vispirms paņemt pildspalvu un papīru un izskatīt visus artikulus (preces un pakalpojumus, kurus pērkat un pārdodat), artikulu grupas, klientu kategorijas, kontus, samaksas veidus, termiņus utt. Ja kāds Pirmā Ofisa jēdziens nav zināms, vispirms to rūpīgi izpētiet.

Lai uzņēmumā uzstādītu programmu Pirmais Ofiss, nepieciešams visu iepriekš izplānot un pārdomāt. Vajadzēs pieņemt daudzus svarīgus lēmumus par numuru sērijām, klientiem, artikuliem, statistikas klasifikāciju, rēķinu apstrādi utt. Pirmais Ofiss piedāvā pietiekami elastīgu sistēmu, lai varētu izveidot tādu darba vidi, kādu vēlaties. Neaizmirstiet, ka esat par to atbildīgi. Ja uzskatāt, ka standarta kontu plāns uzņēmumam nav piemērots, varat to mainīt. Programmā Pirmais Ofiss ir iespējams gandrīz viss.

Ja programmu Pirmais Ofiss izmantosit vairāklietotāju sistēmā, tās uzstādīšana, kā jebkuras mūsdienu vairāklietotāju sistēmas ieviešana, radīs lielas pārmaiņas ikdienas uzdevumu veikšanā. Tādēļ pirms sistēmas ieviešanas jāizlemj, kā vēlaties strādāt šobrīd un turpmāk.

Kādi uzdevumi sistēmai jāveic un kādā veidā?
Kam un kā jāievada pasūtījumi, rēķini, maksājumi u.tml.?
Kāda uzņēmuma darbības dokumentācija ir nepieciešama, un kā klasificēt un kārtot dokumentus?
Kādas atskaites nepieciešamas un kā kontos jāatspoguļo pasūtījumu, noliktavas atlikumu, rēķinu utt. ieraksti?

Pirmais Ofiss ir elastīga sistēma, tomēr ir jāzina, ko tieši vēlaties izdarīt ar tās palīdzību. Programmas uzstādīšanu vairāklietotāju sistēmā ieteicams veikt ar kvalificēta Pirmā Ofisa konsultanta palīdzību. Lai iegūtu papildu informāciju un apmācību, sazinieties ar savu Pirmā Ofisa piegādātāju.

Vairums cilvēku uzskata, ka gada sākums ir vienīgais piemērotais laiks, lai mainītu grāmatvedības uzskaites sistēmu. Patiesībā ir tieši otrādi – labākais laiks sistēmas maiņai ir gada vidus. Varat izvēlēties gada neaktīvo periodu un ievadīt visus datus no gada sākuma, un rezultātus salīdzināt ar atskaitēm no iepriekšējās sistēmas.

Neaizmirstiet, ka arī pēc programmas instalēšanas būs nepieciešama tās apkalpošana. Mazākais, ko varat darīt, ir regulāri veidot datu bāzes rezerves kopijas. Finanšu uzskaites sistēma būtiski atšķiras no teksta redaktora, kas apstrādā katru dokumentu atsevišķi. Pirmais Ofiss strādā tāpat kā visas finanšu uzskaites sistēmas – ar datu bāzi, kur visa informācija par klientiem, rēķiniem, realizāciju utt. tiek glabāta vienā failā. Zaudējot šo failu, pazūd ne tikai viens dokuments, bet gan visa grāmatvedība.

Eelmine Järgmine Algusesse Prindi kogu peatükk