Generación automática de Órdenes de Compra
La función ‘Crear Órdenes de Compra’ crea órdenes de compra en función a una comparación de los niveles de stock que manifiestan cantidades mínimas de stock para cada Ítem, además toma en cuenta cantidades sin suplir en Órdenes de Venta. Tienes la posibilidad de ejecutar esta función desde el menú Operaciones y desde Mantenimientos. Las Órdenes de Compra que sean creadas por esta función serán guardadas en un estado preliminar (sin aprobar). Podrás imprimir estas órdenes como un solo grupo usando el botón [Documentos] desde el Panel de Control. La manera de imprimir estos documentos se describe
aquí.
En el afán de determinar los Ítems implicados en la creación de Órdenes de Venta, se debe cumplir con algunas condiciones.
En este sentido, dentro del registro Ítems de Compra deberá estar presente la siguiente información:
- Los Ítems a ser comprados deben estar registrados como Ítems de Compra. Cada uno de estos Ítems deberá poseer un Proveedor especificado y tener tildada la casilla ‘Por Defecto’.
- Cada Ítem de Compra deberá tener una Cantidad de Orden Normal y otra Mínima especificada.
- Cada Ítem de Compra deberá tener un Precio (un precio de compra normal).
- Si un Ítem no tiene un Ítem de Compra por Defecto, entonces este Ítem será todavía incluido en una Orden de Compra cuando hayas especificado un ‘Proveedor por Defecto’ en las Opciones de Órdenes de Compra. En este caso, el precio de compra relacionado al Ítem será el Precio Costo proveniente de la solapa 'Costos' del archivo del Ítem.
Notemos que cada número de Ítem puede tener más de un Ítem de Compra (quizás para representar diferentes Proveedores que ofrecen los Ítems). Solamente un Ítem de Compra para cada Ítem deberá tener tildada la casilla ‘Por Defecto’.
Dentro del registro de Ítems deberá estar presente la siguiente información:
- Deberás especificar un Nivel Mínimo de Stock en la solapa 'Stock' del Ítem. Alternativamente si quieres especificar Niveles Mínimos de Stock por separado, debes utilizar la opción Niveles Mínimos de Stock del módulo Stock.
- Los Ítems a ser comprados no deben estar Cerrados.
Finalmente, la función no creará ninguna Orden de Compra si no existe un archivo válido en la opción
Nros. de Serie – Órdenes de Compra. Este problema generalmente sobreviene al comienzo de un nuevo año.
Antes de utilizar esta función, se recomienda producir un informe de Lista de Faltantes o Sugerencias de Compras, para que puedas familiarizarte con los Ítems que tienen mayor probabilidad de originar Órdenes de Compra.
Todos los Ítems pueden ser incluidos en Órdenes de Compra en tanto se enmarquen en el criterio expuesto anteriormente. Esta función no está limitada a Ítems de Stock. Si has especificado un Proveedor por Defecto, debes especificar entonces solamente un Nivel Mínimo de Stock para aquellos Ítems que no son de Stock. Es decir, aquellos que deseas incluir en Órdenes de Compra. Notemos que la Lista de Faltantes y las Sugerencias de Compra solo listan Ítems de Stock.
Al seleccionar la función ‘Crear Órdenes de Compra’, se desplegará la siguiente casilla de diálogo:
Si dejas todos los campos en blanco, la función generará Órdenes de Compra para cada Ítem en donde el saldo de Stock sea menor al Nivel Mínimo de Stock. Se tomará en cuenta Órdenes pendientes de Venta, Compra y Producción. La cantidad de orden para cada Ítem será aquella que se requiere para equiparar el saldo de stock según el Nivel Mínimo de Stock o el Nivel Normal o la Cantidad Mínima de Orden (aquella que sea mayor). Si la cantidad sugerida de orden es menor a la Cantidad Mínima de Orden en el Ítem de Compra, entonces el Ítem no será incluido en una Orden de Compra. Si has tildado la casilla ???Sugerir Múltiples Cantidades de Órdenes Normales’ en las
Opciones de Órdenes de Compra, la cantidad sugerida de orden será una Cantidad múltiple de lo normal en la Orden. Cada Orden de Compra llevará el nombre del
Proveedor por Defecto de cada Ítem o el Proveedor por Defecto de la opción
Opciones de Órdenes de Compra. De lo contrario, utiliza los campos según lo descrito a continuación:
- Nro.
- Pegado Especial
registro Ítems
- Rango de Informe Alfa
- Utiliza este campo para asegurar que la función considere la posición de stock/ordenar nuevamente respecto a un Ítem particular o un rango de Ítems.
- Grupo
- Pegado Especial
registro Grupos de Ítems, módulo Ventas
- Utiliza este campo para asegurar que la función considere la posición de stock/ordenar nuevamente respecto a los Ítems pertenecientes a un Grupo de Ítem particular.
- Proveedor
- Proveedor
Proveedores en registro Contactos
- Utiliza este campo para asegurar que la función considere la posición de stock/ordenar nuevamente de los Ítems con un Proveedor particular especificado en su Ítem Compra por Defecto.
- Aquellos Ítems que no tengan un Ítem Compra por Defecto (aquellos que utilicen el Proveedor por defecto especificado en las Opciones de Órdenes de Compra), no serán considerados si cargas ese Proveedor aquí. Únicamente podrás ordenar esos Ítems usando los campos ‘Nro’ o ‘Grupo’.
- Maximizar Orden para Proveedor Especificado
- Si has especificado un Proveedor, tilda esta casilla para incluir Ítems de Compra en la Orden pero que no aquellos ofrecidos por este Proveedor. Es decir, el proveedor especificado aquí no es el Proveedor por defecto.
- Si tildas esta casilla y no especificas un Proveedor, no se creará ninguna Orden de Compra a menos que hayas especificado un Proveedor por Defecto en las Opciones de Órdenes de Compra. En este caso, todos los Ítems serán ordenados desde ese Proveedor (incluso aquellos que poseen un Ítem Compra por Defecto).
- Crear Nueva Orden de Compra
- Tilda esta casilla si deseas que siempre se creen nuevas Órdenes de Compra. De lo contrario, si existe alguna Orden de Compra abierta o sin aprobar (con el nombre de algún Proveedor usado por esta función), entonces no se agregará ningún Ítem de Compra (desde ese Proveedor o Proveedores) a la primera Orden de esas Órdenes.
- Si tildas esta casilla, se crearán Órdenes de Compra por separado para cada Ítem incluso si su procedencia fuese un solo Proveedor.
Presiona [Ejecutar] para iniciar la generación automática de Órdenes de Compra. Cuando el proceso haya terminado, entonces las nuevas Órdenes de Compra podrán ser revisadas para su modificación y aprobación en el registro de Órdenes de Compra.
Notemos que el propósito de esta función es crear Órdenes de Compra tanto para Ítems que caen por debajo de su Nivel Mínimo de Stock, como para Ítems en Órdenes de Venta imposibles de suplir desde stock. Si necesitas crear Órdenes de Compra para Ítems contenidos en Órdenes pendientes de de Venta (es decir, Órdenes de Compra homologadas), entonces utiliza la función de Mantenimiento 'Crear Órdenes de Compra' en el módulo Órdenes de Venta.
