Klientu un piegādātāju apvienošana
Lai klientu reģistrā ievietotu piegādātāju, aizpildiet šīs sagatavošanas konvertācijas tabulu. Varat arī izmantot apkalpošanas funkciju ‘Sagatavot piegādātāju konvertącijas sagatavošanu‘. Ja pirms programmas Pirmais Ofiss izmantojāt programmu Office/2, informācija par klientiem un piegādātājiem tika glabāta atsevišķos reģistros. Kopš Pirmā Ofisa 4.1. versijas šie reģistri ir apvienoti un tie atrodami gan Realizācijas, gan Piegādātāju moduļos. Lai, pārejot no vecākās versijas, pārvietotu piegādātājus uz klientu reģistru, vispirms jāizveido atskaite Konvertācija piegādātāji par klientiem (sk. tālāk).
Pirms piegādātāju pārvietošanas uz reģistru Kontakti, jāsakārto piegādātāju numuri. Piegādātāji, kuriem jau ir klienta kartiņa, būtu jādod tāds pats piegādātāja numurs kā tā klienta kartiņai, lai tad, kad piegādātāji tiks pārveidoti par klientiem, pareizā kartiņa būtu atjaunināta ar pareizo piegādātāja informāciju. Ja piegādātāja numurs sakrīt ar klienta numuru, bet tie neietilpst vienā uzņēmumā, piegādātāja numurs būtu jāpārveido par kādu neizmantotu numuru, lai, pārveidojot piegādātāju par klientu, klientam tiktu izveidots korekts ieraksts:
Rīkojieties šādi:
- Pirms jaunās versijas uzstādīšanas, izdrukājiet tādas svarīgas Piegādātāju moduļa atskaites kā Neapmaksāto rēķinu žurnāls un Pārskats par piegādātājiem u.c. atskaites.
- Ievērojot sadaļas Pirmā Ofisa versijas maiņa, uzstādiet jauno programmu.
- Izveidojiet datu bāzes kopiju kā parasti.
- Pirms piegādātāju pievienošanas reģistram klienti, reģistrā Piegādātāji jāveic dažas izmaiņas:
- Ja uzņēmums ir gan klients, gan piegādātājs, tā klienta un piegādātāja numuriem jāsakrīt, kā arī abos reģistros jābūt vienādam PVN reģistrācijas numuram. Konvertācijas procesā reģistra Piegādātāji informācija tiks nokopēta atbilstošajā reģistra Kontakti kartiņā.
- Ja uzņēmums ir tikai piegādātājs, tā piegādātāja numurs nedrīkst sakrist ar reģistrā Kontakti izmantotu numuru. Konvertācijas procesā kopējot šo informāciju reģistrā Kontakti, tiks izveidots jauns ieraksts ar norādīto numuru. Tādējādi klienta numurs nevar būt jau izmantots.
Sāciet konvertēšanu, palaižot Sistēmas moduļa apkalpošanas funkciju Konvertēt piegādātājus par kontaktiem (neatzīmējiet funkciju 'Sagatavot piegādātāju konvertācijas sagatavošanu).
Šīs atskaites pirmā rinda noteiks, vai piegādātāju informāciju varēs nokopēt reģistrā Kontakti uzreiz. Ja tā (un ja atskaite būs tukša), turpiniet ar 6. soli.
Atskaitē būs četras sadaļas, kurās norādītas pirms konvertācijas reģistrā Piegādātāji veicamās izmaiņas.
Šīs četras sadaļas ir:
- uzskaita ierakstus, kuru numuri sakrīt gan reģistrā Piegādātāji, gan Klienti, taču uzņēmumi ir dažādi (atšķirīgi PVN reģistrācijas numuri vai arī to neesamība vienā vai abās uzņēmuma kartiņās). Šādā gadījumā jāmaina piegādātāja numurs, kā aprakstīts tālāk 5. punktā (bet, ja tas ir viens un tas pats uzņēmums, jāpārliecinās, vai norādīts vienāds PVN numurs - atskaitē noklikšķiniet uz klienta vai piegādātāja numura).
Piemērā klients 002 un piegādātājs 002 ir dažādi uzņēmumi. Tāpēc piegādātājam 002 tiks piešķirts cits numurs (tāds, kas nav izmantots reģistrā Klienti).
- uzskaita ierakstus, kur piegādātāja numurs nesakrīt ar klienta numuru, taču uzņēmumi sakrīt (tiem ir vienāds PVN reģistrācijas numurs). Ja uzņēmumi tomēr ir dažādi, vienā vai abos uzņēmuma ierakstos jāmaina PVN numurs. To var izdarīt, atskaitē noklikšķinot uz klienta vai piegādātāja numura. Ja tas ir viens un tas pats uzņēmums, piegādātāja numurs jānomaina uz klienta numuru, kā aprakstīts 5. solī.
Piemērā klients 003 un piegādātājs 303 ir viens un tas pats uzņēmums. Piegādātāja 303 numurs tiks nomainīts uz 003, lai konvertācijas laikā piegādātāja informācija tiktu nokopēta klienta 003 kartiņā.
- uzskaita ierakstus, kur piegādātāja un klienta numuri sakrīt un uzņēmumi arī sakrīt (tiem ir vienādi PVN reģistrācijas numuri). Ja uzņēmums patiešām ir viens un tas pats, nekas vairs nav jādara. Ja tie ir dažādi, piegādātāja numurs jāmaina, kā aprakstīts 5. solī, kā arī viena vai abu uzņēmumu kartiņās jāmaina PVN numurs. To var izdarīt, atskaitē noklikšķinot uz klienta vai piegādātāja numura.
Piemērā klients 001 un piegādātājs 001 ir viens un tas pats uzņēmums. Programma konvertējot nokopēs informāciju no piegādātāja 001 kartiņas un pievienos to klienta 001 kartiņai.
- uzskaita ierakstus, kur piegādātāja un klienta numurs nesakrīt un uzņēmumiem ir atšķirīgi PVN reģistrācijas numuri, taču nosaukumi ir vienādi. Ja uzņēmumi ir dažādi, nekas vairs nav jādara. Ja tas ir viens un tas pats uzņēmums, piegādātāja numurs jāmaina uz klienta numuru, kā aprakstīts 5. solī, un tā PVN numuram jāsakrīt ar klienta kartiņā norādīto.
Piemērā klients 004 un piegādātājs 304 ietilpst šajā kategorijā. Turklāt tas ir viens un tas pats uzņēmums, tāpēc jāsaskaņo to PVN numuri. Pēc tam piegādātāja 304 numurs tiks nomainīts uz 004, lai konvertācijas laikā piegādātāja informācija tiktu nokopēta klienta 004 kartiņā. Klients 005 un piegādātājs 305 arī ietilpst šajā kategorijā, taču tie ir dažādi uzņēmumi. Tādā gadījumā konvertējot piegādātāja informāciju varēs nokopēt reģistrā Klienti bez problēmām.
Klienti un piegādātāji, kuri neietilpst nevienā no četrām aprakstītajām kategorijām (t.i., tās pilnīgi noteikti ir dažādas kompānijas un tām nav kopīgs ne klienta/piegādātāja, ne PVN numurs) atskaitē netiks rādīti. Konvertācijas laikā piegādātāja informāciju varēs nokopēt reģistrā Klienti bez problēmām. Piemērā tiks izveidota jauna klienta kartiņa ar klienta numuru 503, un tajā tiks ievietota informācija no piegādātāja 503 kartiņas.
Tā kā salīdzinājuma pamatā ir PVN reģistrācijas numurs, pirms atskaites izveidošanas ieteicams to norādīt iespējami daudziem piegādātājiem un klientiem, vai arī pēc tam, atskaitē noklikšķinot uz klienta vai piegādātāja numura. Kad esat ievadījuši PVN numuru iespējami daudzās kartiņās, pārrēķiniet atskaiti. Kad PVN numuru ievadīšana ir pabeigta, turpiniet norādījumu 5. soli.
- Ja atskaite rāda, ka jāmaina daži piegādātāju numuri, dariet to tagad.
Piemērā jāmaina triju piegādātāju numuri:
- Piegādātājam 002 jāpiešķir jauns numurs, kāds reģistrā Klienti vēl nav izmantots. Nav svarīgi, kāds būs šis numurs.
- Piegādātājam 303 jāpiešķir numurs 003, lai tas sakristu ar klientu 003, bet piegādātājam 304 jāpiešķir numurs 004.
Īsāk sakot, tas darāms, sagatavošanā Konvertēšana - Piegādātāji ievadot vecos un jaunos piegādātāju numurus. To varat darīt paši vai arī palaist Apkalpošanas funkciju 'Sagatavot piegādātāju konvertācijas sagatavošanu'. Pēc tam izveidojiet datu bāzes rezerves kopiju, pēc tam izveidojiet jaunu datu bāzi, sagatavošanā Konvertēšana - Meistars izvēlieties pareizo importa opciju un ieimportējiet izveidoto rezerves kopiju.
Sīkāks procesa apraksts sniegts šajos soļos:
- Sistēmas modulī atveriet sagatavošanu Konvertēšana - Piegādātāji un aizpildiet konvertēšanas tabulu, kreisās puses kolonnā ievadot piegādātāju vecos numurus, bet labās puses kolonnā - jaunos numurus:
- Ja jāmaina daudzi piegādātāju numuri, varat palaist Sistēmas moduļa Apkalpošanas funkciju 'Sagatavot piegādātāju konvertācijas sagatavošanu', kas visu izdarīs automātiski.
Būtībā šī funkcija pieņem, ka klients un piegādātājs ar vienādiem PVN reģistrācijas numuriem ir viens uzņēmums. Tā nodrošinās to, ka šādam uzņēmumam klienta un piegādātāja kartiņai būs vienādi numuri. Tāpēc pirms šīs funkcijas izmantošanas jāpārliecinās, ka PVN numuri ievadīti iespējami daudzās klientu un piegādātāju kartiņās, kā aprakstīts 4. solī.
Atverot Apkalpošanas funkciju 'Sagatavot piegādātāju konvertācijas sagatavošanu', tiks parādītas šādas izvēles rūtiņas:
- Vispārējie noteikumi vienādiem numuriem
- Šīs opcijas norāda, kā piegādātājam, kas ietilpst 4a kategorijā, tiks piešķirts jaunais numurs, kā aprakstīts ieopriekš (piegādātāja numurs sakrīt ar klienta numuru, taču uzņēmumi atšķiras).
- Sākot ar pēdējo klienta Nr.
- Ja piegādātāja numurs sakrīt ar klienta numuru, sistēma atrod pēdējo klienta numuru datu bāzē un pieskaita 1 katram.
- Sākt ar
- Ievadiet pirmo numuru, ar kuru būs jāsāk piegādātāju numurerācija.
- Šī sagatavošana jāizmanto ļoti uzmanīgi. Jāizvēlas tāda numuru sērija, kura netiek izmantota ne reģistrā Klienti, ne vecajā reģistrā Piegādātāji.
- Pievienot pirms pieg. koda
- Kodam tiks pievienota attiecīgi ievadītā rinda.
- Kad atrasts klients ar tādu pašu PVN Nr.
- Šīs opcijas nosaka, kā piegādātājam, kas ietilpst kategorijā 4b, tiks piešķirts jauns numurs, kā aprakstīts iepriekš (PVN numurs abās kartiņās ir vienāds, taču klienta un piegādātāja numurs atšķiras).
- Pārveidot piegādātāja kodu par klienta kodu
- Piegādātājam tiks piešķirts tā klienta numurs, kura kartiņā ievadītais PVN numurs sakrīt ar konkrētā piegādātāja numuru.
- Izmantot vispārējos noteikumus
- Piegādātājam tiks piešķirts jauns numurs, ko izveidos pēc iepriekš izvēlētās opcijas 'Vispārējie noteikumi vienādiem numuriem'.
- Kad atrasts klients un piegādātājs ar vienādu kodu un PVN Nr.
- Šīs opcijas nosaka, kā piegādātājam, kas ietilpst 4c kategorijā, tiks piešķirts jauns numurs, kā aprakstīts iepriekš (PVN numuri abās kartiņās ir vienādi, kā arī klienta un piegādātāja numuri sakrīt).
- Izlaist
- Šo piegādātāju kartiņās nekas netiks mainīts.
- Izmantot vispārējos noteikumus
- Piegādātājam tiks piešķirts jauns numurs, ko izveidos atzīmētā opcija 'Vispārējie noteikumi vienādiem numuriem.
- Izmantot šos noteikumus visiem piegādātājiem
- Atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja sadaļā 'Vispārējie noteikumi vienādiem numuriem' atzīmēta opcija jāattiecina uz visiem citiem piegādātājiem (t.i., ja piegādātāji, kuriem nav atbilstošas sakritības reģistrā Klienti, jāpārnumurē vai jāpievieno priedēklis, kā aprakstīts iepriekš).
Lai palaistu funkciju, noklikšķiniet uz [OK]. Kad tā savu darbu pabeigusi, pārbaudiet sagatavošanu Konvertēšana - Piegādātāji, lai redzētu, vai tā aizpildīta pareizi, un, ja nepieciešams, veiciet labojumus.
Iepriekš attēlotajā piemērā augšējā sadaļā 'Vispārējie noteikumi vienādiem numuriem' attieksies uz piegādātāju 002. Numuru sērijas sākuma numurs būs 600, resp., tāda vēl netiek izmantota ne reģistrā Klienti, ne Piegādātāji. Otrā sadaļa 'Kad atrasts klients ar tādu pašu PVN Nr.' attieksies uz piegādātājiem 303 un 304. Ir norādīts, ka šiem piegādātājiem jāpiešķir atteicīgi 003 un 004 numurs. Ievērojiet, ka šis noteikums attieksies uz visiem piegādātājiem, kuru PVN numurs sakritīs ar klienta kartiņā norādīto. Ja būs piegādātāji, kuriem šīs opcijas nebūs piemērojamas, tie būs jāizslēdz no konkrētās grupas, pirms Apkalpošanas funkcijas palaišanas mainot PVN numurus.
- Vēlreiz izveidojiet atskaiti Konvertācija piegādātāji par klientiem, šoreiz atzīmējot izvēles rūtiņu 'Salīdzināt ar piegādātāju konvertācijas sagatavošanu'. Tas nozīmēs, ka atskaite pārbaudīs to, vai piegādātāji varēs tikt nokopēti reģistrā Klienti, ņemot vērā sagatavošanu Konvertācija - Piegādātāji (t.i., atskaite pieņems, ka piegādātāji ir pārnumurēti, kā noteikts sagatavošanā Konertācija - Piegādātāji).
Ja atskaitē norādīts, ka jāveic vēl dažas izmaiņas, dariet to, kā aprakstīts iepriekš.
Šāds būs rezultāts piemēra datu bāzē:
Atskaitē ir tikai divas sadaļas. Pirmajā būs norādīts, ka piegādātāja 001 informācija tiks nokopēta klienta 001 kartiņā. Kā zināms, tas ir viens un tas pats uzņēmums, tāpēc šāda darbība ir pieņemama. Otrajā ir norādīts, ka piegādātājam 305 un klientam 005 ir vienāds nosaukums, tāpēc to varētu uzskatīt par vienu uzņēmumu. Šajā gadījumā tiks izveidota jauna klienta kartiņa ar numuru 305, tāpēc tie tiks uzskatīti par dažādiem uzņēmumiem. Kā zināms, patiesībā tie ir dažādi uzņēmumi, tāpēc arī šī maiņa ir pieņēmama. Piemērā reģistrā Klienti un Piegādātāji vairs nav jāveic nekādas izmaiņas un var pāriet pie jauna soļa. Pretējā gadījumā jāveic atbilstošas izmaiņas.
- Izveidojiet datu bāzes rezerves kopiju un izejiet no programmas Pirmais Ofiss.
- Izveidojiet jaunu datu bāzi. Atveriet sagatavošanu Konvertēšana - Meistars (Sistēmas modulis) un atzīmējiet izvēles rūtiņu 'Konvertēt piegādātājus'.
- Importējiet datu bāzes rezerves kopiju. Kad tas pabeigts, izņemiet no sagatavošanas izvēles rūtiņas ķeksīti un izdzēsiet sagatavošanas Konvertācija - Piegādātāji saturu.
Sīkāku informāciju par soļiem iv-vi skatiet sagatavošanas Konvertācija - Meistars aprakstā.
- Tehnisko parametru modulī atveriet sagatavošanu Piegādātāji un pārbaudiet, vai piegādātāju numuri ir atjaunināti.
Visos atbilstošajos ierakstos (piem., ienākošajos rēķinos un saņemtajās precēs) arī tiks ievietoti atjauninātie piegādātāju numuri.
- Vēlreiz palaidiet Sistēmas moduļa atskaiti Konvertācija piegādātāji par klientiem. Atskaitē tagad jābūt norādītam, ka var droši palaist Apkalpošanas funkciju 'Konvertēt piegādātājus par klientiem'.
- Sistēmas modulī palaidiet funkciju 'Konvertēt piegādātājus par klientiem'. Visa informācija par piegādātājiem tiks nokopēta reģistrā Klienti, un sagatavošana Piegādātāji tiks izdzēsta.
- Pārbaudiet, vai reģistrā Klienti atrodas visi piegādātāji un vai visos laukos ir pareiza informācija.
- Palaidiet tās pašas atskaites kā 1. solī un pārbaudiet to pareizību.
Ja datu bāzē ir vairākas kompānijas, 1., 3., 4. un 5. i-iii solis jāveic atsevišķi katrā kompānijā. Pirms 5. iv-vi soļa veikšanas pārliecinieties, vai sagatavošana Konvertācija - Piegādātāji ir aizpildīta katrā kompānijā, jo tā attiecas uz visu datu bāzi.
|
