Klientide ja hankijate info ühendamine
Enne HansaWorld Enterprise versiooni 4.1 hoiti klientide ja hankijate andmeid erinevates registrites. Need kaks registrit on nüüd liidetud. Versiooni uuendamisel pead kopeerima olemasolevad hankijate andmed uude Klientide registrisse. Seda tuleb teha enne Hankijatele toimingute registreerimist (nt enne Ostutellimuse või Ostuarve koostamist). Versioonis 5.0 nimetati Klientide register ümber Kontaktide registriks. Juhendi selles osas tähistab „Klient” kaarti enne versiooni 4.1, kuid kui kasutad versiooni 5.0 või uuemat, pane tähele, et need Kliendikaardid asuvad Kontaktide registris.
Versioonis 4.1 ja uuemates asub Hankijate register Tehnika moodulis, kust selle leiab seadistuste alt. Seal olemasolevaid Hankijaid saad muuta (nt muuta Hankija KMKR numbrit, nagu kirjeldatakse edaspidi), kuid uusi Hankijaid lisada ei saa. Uued Hankijaid lisa Kontaktide registrisse.
Hankijad konverteeritakse Kontaktideks Tehnika moodulis. Kui Sa töötad mitmekasutaja programmis, aga põhiaknas moodulite nimekirjas Tehnika moodulit ei näe, pole Sul võib-olla lubatud juurdepääs antud moodulile. Kui oled süsteemiadministraator, peab Sinu Isikukaardil olema näidatud kuulumine Kasutajagruppi, kellele on antud täielikud õigused ja eraldi on näidatud täielik juurdepääs Tehnika moodulile. Ühekasutaja süsteemi puhul peab Tehnika moodulile juurdepääsuks olema märgitud Serveri valik Üldise mooduli Süsteemi kasutamise seadistuses.
Illustreerimaks Hankijate kopeerimist Klientide/Kontaktide registrisse kasutame andmebaasi, kus on registreeritud järgmised Kliendid (Kontaktid) ja Hankijad:
Toimi järgmiselt:
- Enne versiooni uuendamist trüki välja olulised Ostureskontro aruanded, nagu Ostureskontro, Hankija väljavõte tasumata arved ja Hankija väljavõte perioodiline. Ostutellimuste moodulist trüki välja aruanded
Täitmata ostutellimused ja Ostutellimuste nimekiri.
- Uuenda andmebaasi versioon, nagu kirjeldatakse osas HansaWorld Enterprise’i versiooni uuendamine.
- Koosta andmebaasist koopia nagu tavaliselt.
- Enne Hankijate kopeerimist Klientide/Kontaktide registrisse vaata Hankijate register üle ja tee vajalikud parandused, pidades silmas järgmist:
- Kui ettevõte on nii klient kui hankija, peavad tema Kliendi ja Hankija koodid kattuma. Samuti peab olema mõlemas registris sama tema KMKR number. Konverteerimisel kopeeritakse ettevõtte andmed Hankija kaardilt vastavale kaardile Klientide/Kontaktide registris.
- Kui ettevõte on ainult hankija, ei tohi tema Hankija kood kattuda Klientide/Kontaktide registris kasutusel oleva Kliendikoodiga. Konverteerimisel sisestub ettevõtte info Klientide/Kontaktide registrisse uue kaardina, mille koodiks saab tema endine Hankija kood. Seega ei tohi sama kood Kliendikoodina juba kasutuses olla.
Üldises moodulis telli aruanne Konverteeri hankijad klientideks (ära märgi valikut Võrdle seadistusega Konverteerimine – Hankijad). Pane tähele, et versioonis 5.0 on aruanne nimetatud ümber Konverteeri hankijad kontaktideks ja versioonis 5.1 viidud üle Tehnika moodulisse.
Aruande esimesel real näed, kas Hankijate konverteerimist on lubatud koheselt alustada. Kui see on lubatud ja ülejäänud aruanne on tühi, toimi edasi nii, nagu kirjeldatakse punktis 6.
Aruanne võib koosneda kuni neljast osast, kus näed, millised muudatused tuleb teha Hankijate registris, enne kui sealt kopeeritakse andmed Klientide/Kontaktide registrisse.
Nendes neljas osas näed järgmist informatsiooni:
- Hankija ja Kliendi koodid kattuvad, kuid ettevõtted paistavad olevat erinevad (neil on erinevad KMKR numbrid või puudub kas ühel neist või mõlemal KMKR number). Muuda Hankija kood, nagu kirjeldatakse punktis 5 edaspidi (või kui tegemist on siiski sama firmaga, anna neile sama KMKR number, klõpsates aruandel kas Kliendi või Hankija koodil).
Meie näites on Klient 002 ja Hankija 002 erinevad ettevõtted. Seepärast anname Hankijale 002 uue koodi (sellise, mida pole Kliendikoodina kasutatud).
- Hankija ja Kliendi koodid ei kattu, kuid paistab olevat tegemist sama ettevõttega (neil on sama KMKR number). Kui ettevõtted on erinevad, muuda kas ühe või mõlema ettevõtte KMKR number, klõpsates aruandes kas Kliendi või Hankija koodil. Kui on aga tegemist sama ettevõttega, anna Hankijale Kliendiga sama kood, nagu kirjeldatakse punktis 5 edaspidi.
Meie näites on Klient 003 ja Hankija 303 sama ettevõte. Seepärast anname Hankijale 303 uueks koodiks 003, nii et tema andmed kopeeritaks Kliendile 003.
- Hankija ja Kliendi koodid kattuvad ning paistab olevat tegemist sama ettevõttega (neil on sama KMKR number). Kui on tegemist sama ettevõttega, jäta kõik nii nagu on. Kui ettevõtted on erinevad, muuda Hankija kood, nagu kirjeldatakse punktis 5 edaspidi. Samuti pead muutma kas ühe või mõlema ettevõtte KMKR numbri, klõpsates aruandes kas Kliendi või Hankija koodil.
Meie näites on Klient 001 ja Hankija 001 sama ettevõte. Lubame kopeerida Hankija 001 andmed Kliendile 001.
- Hankija ja Kliendi koodid ei kattu ning ettevõtetel on erinevad KMKR numbrid, kuid sama nimi. Kui on tegemist erinevate ettevõtetega, jäta kõik nii nagu on. Kui on tegemist sama ettevõttega, anna Hankijale Kliendiga sama kood, nagu kirjeldatakse punktis 5 edaspidi. Samuti anna Hankijale Kliendiga sama KMKR number.
Meie näites on sellisteks firmadeks Klient 004 ja Hankija 304. Tegemist on sama ettevõttega, nii et me peame vastavalt muutma Hankija KMKR numbrit. Seejärel anname Hankijale 304 uueks koodiks 004. Nii kopeeritakse Hankija andmed Kliendile 004. Samuti näeb siin osas Klienti 005 ja Hankijat 305. Nende puhul on tegemist kahe erineva firmaga. Hankija informatsioon konverteeritakse Klientide/Kontaktide registrisse uuele kaardile ilma meie vahelesegamiseta.
Aruandes ei näidata Kliente ja Hankijaid, kes ei vasta eespool loetletud tingimustele (st on selge, et tegemist on erinevate ettevõtetega, kellel on erinevad Kliendi/Hankija koodid ja KMKR numbrid). Hankijate informatsioon konverteeritakse Klientide/Kontaktide registrisse uutele kaartidele. Näites koostatakse Hankija 503 kohta uus Kliendikaart koodiga 503.
Aruande koostamisel võetakse aluseks KMKR number. Seepärast on soovitatav anda enne aruande tellimist võimalikult paljudele Hankijatele ja Klientidele KMKR numbrid. KMKR numbri andmiseks saad avada vastava Hankija või Kliendi kaardi ka aruandelt. Kui võimalikult paljudele ettevõtetele on KMKR numbrid antud, arvuta aruanne ümber. Edasi toimi nii, nagu kirjeldatud punktis 5.
- Kui aruandest selgus, et tuleb muuta teatud Hankijakoode, tee seda nüüd.
Meie näite puhul tuleb muuta kolme Hankija koodid:
- Hankijale 002 tuleb anda uus kood, mis ei oleks kasutusel Kliendikoodina.
- Hankijale 303 tuleb anda kood 003, nii et see kattuks Kliendiga 003; Hankijale 304 tuleb anda kood 004.
Hankijate koodide muutmiseks tuleb sisestada vanad ja uued koodid seadistusse Konverteerimine – Hankija. Seda saad teha käsitsi või kasutades hooldusfunktsiooni Valmista ette hankijate konverteerimise seadistus. Seejärel tee andmebaasist tagavarafail, loo uus andmebaas, märgi seadistuses Konverteerimine - Master vastav valik ja impordi tagavarafail.
Siin on kogu koodide muutmise protsess üksikasjalikult lahti kirjutatud:
- Ava Üldise mooduli seadistus Konverteerimine – Hankija ja sisesta tabeli vasakpoolsesse veergu Hankijate vanad koodid ning parempoolsesse nende uued koodid:
- Kui muuta on vaja palju Hankijate koode, kasuta seadistuse täitmiseks Üldise mooduli hooldusfunktsiooni Valmista ette hankijate konverteerimise seadistus (alates versioonist 5.1 leiad selle funktsiooni Tehnika moodulist).
Funktsioon eeldab, et kui Kliendil ja Hankijal on sama KMKR number, on tegemist sama ettevõttega. Eesmärk on viia sellised Klient ja Hankija kokku sama koodi alla. Seepärast anna enne funktsiooni käivitamist võimalikult paljudele Klientidele ja Hankijatele KMKR numbrid, nagu kirjeldatud punktis 4 eespool.
Hooldusfunktsiooni Valmista ette hankijate konverteerimise seadistus valimisel avaneb järgmine aken:
- Üldised reeglid kattuvatele koodidele
- Nende valikutega määra, kuidas antakse uued koodid sellistele Hankijatele nagu kirjeldatud punktis 4a (sama koodiga Hankija ja Klient on erinevad ettevõtted).
- Alusta viimasest kliendikoodist
- Uueks Hankija koodiks saab viimasele Kliendikoodile järgnev kood.
- Alusta koodist
- Parempoolsele väljale sisesta kood, millele järgnevast koodist nummerdamist alustatakse.
- Ole tähelepanelik selle valiku kasutamisel. Määra numbriseeria, mida hetkel Klientide/Kontaktide registris ega vanas Hankijate registris ei kasutata.
- Lisa
- Hankijale jääb tema vana kood, millele lisatakse parempoolsel väljal määratud eesliide.
- Kui leidub klient sama KMKR nr.-ga
- Nende valikutega määra, kuidas antakse uued koodid sellistele Hankijatele nagu kirjeldatud punktis 4b (Hankijal ja Kliendil on erinevad koodid, kuid sama KMKR number).
- Konverteeri hankija kliendiks
- Hankija saab sama koodi Kliendiga, kellega neil on sama KMKR number.
- Kasuta üldiseid reegleid
- Hankija saab uue koodi, mis koostatakse, kasutades eespool Üldised reeglid kattuvatele koodidele osas märgitud valikut.
- Kui leidub klient sama KMKR nr.-ga ja sama koodiga
- Nende valikutega määra, kuidas antakse uued koodid sellistele Hankijatele nagu kirjeldatud punktis 4c (Hankijal ja Kliendil kattuvad nii koodid kui KMKR numbrid).
- Jäta vahele
- Nendele Hankijatele uut koodi ei anta.
- Kasuta üldiseid reegleid
- Hankija saab uue koodi, mis koostatakse, kasutades eespool Üldised reeglid kattuvatele koodidele osas märgitud valikut.
- Kasuta neid reegleid kõigile hankijatele
- Märgi see valik, kui soovid, et eespool Üldised reeglid kattuvatele koodidele osas märgitud valikut rakendataks kõigile ülejäänud Hankijatele (st kui soovid, et kõigile Hankijatele, kellele vastavat kaarti Klientide/Kontaktide registris ei ole, antaks uus kood või vanale koodile liides eespool kirjeldatud viisil).
Funktsiooni käivitamiseks klõpsa Käivita. Kui funktsioon on lõpetanud, kontrolli, et seadistus Konverteerimine – Hankijad oleks täidetud õigesti ja tee vajadusel parandused.
Näites rakendatakse funktsiooni määramisakna ülaosas valitud üldiseid reegleid kattuvatele koodidele Hankijale 002. Me oleme määranud, et Hankijad saavad uued koodid 600-ga algavast seeriast, mida ei ole eelnevalt kasutatud ei Klientide ega Hankijate registrites. Reegleid, mis me määrasime juhuks, kui leidub sama KMKR numbriga Kliente, rakendatakse Hankijatele 303 ja 304. Me oleme määranud, et nende uued koodid on vastavalt 003 ja 004. Pane tähele, et samad reeglid kehtivad kõikidele Hankijatele, kellel on mõne Kliendiga sama KMKR number. Kui me ei soovi teatud Hankijatele neid reegleid rakendada, peame nad enne hooldusfunktsiooni käivitamist sellest grupist eraldama, muutes nende KMKR numbrid.
- Telli uuesti aruanne Konverteeri hankijad klientideks (alates versioonist 5.0 aruanne Konverteeri hankijad kontaktideks), märkides seekord valiku Võrdle seadistusega Konverteerimine – Hankijad. Kontrollitakse, kas Hankijad saab kopeerida Klientide/Kontaktide registrisse, arvestades infot seadistuses Konverteerimine – Hankijad (aruanne eeldab, et Hankijatele on antud uued koodid vastavalt seadistusele Konverteerimine – Hankijad).
Kui aruandest selgub, et on vaja muuta veel teatud Hankijate või Klientide koode/KMKR numbreid, tee seda, nagu eespool kirjeldatud.
Meie näites on aruande tulemus järgmine:
Aruanne koosneb kahest osast. Esimeses osas näeme, et Hankija 001 andmed kopeeritakse Kliendile 001. Me teame, et on tegemist sama ettevõttega ja oleme sellega nõus. Teises osas näidatakse, et Hankijal 305 ja Kliendil 005 on sama nimi ning seetõttu võib tegemist olla sama ettevõttega. Hankijat ja Klienti käsitletakse siiski eri firmadena ja Hankija kohta luuakse Klientide/Kontaktide registrisse uus kaart koodiga 305. Me teame, et tegemist ongi kahe eri ettevõttega ja oleme ka sellega nõus. Rohkem muudatusi Klientide/Kontaktide või Hankijate registrisse teha ei ole vaja ja me saame asuda järgmise punkti juurde. Kui vajalikud oleksid veel mingid parandused, näeksid neid samuti aruandes.
- Tee kogu andmebaasist tagavarakoopia nagu tavaliselt ja sulge HansaWorld Enterprise.
- Loo uus andmebaas. Ava seadistus Konverteerimine – Master (Üldises moodulis) ja märgi valik Konverteeri hankijad.
- Impordi andmebaasi tekstikoopia. Kui import on teostatud, võta seadistuses Konverteerimine – Master maha valik Konverteeri hankijad ja tühjenda seadistus Konverteerimine – Hankijad.
Punktide iv-vi kohta loe palun lähemalt Üldise mooduli juhendi seadistust Konverteerimine – Master käsitlevast osast.
- Ava Hankijate seadistus Tehnika moodulis ja kontrolli, et Hankijate koode oleks muudetud õigesti.
Ka kõik seotud kaardid (nt Ostuarved, Ostutellimused ja Laosissetulekud) saavad uued Hankijate koodid.
- Käivita uuesti aruanne Konverteeri hankijad klientideks Üldises moodulis (alates versioonist 5.1 aruanne Konverteeri hankijad kontaktideks Tehnika moodulis). Aruanne peaks näitama, et nüüd võid käivitada hooldusfunktsiooni Konverteeri hankijad klientideks. Pane tähele, et versioonis 5.0 on see funktsioon ümber nimetatud Konverteeri hankijad kontaktideks ja versioonis 5.1 üle viidud Tehnika moodulisse.
- Käivita hooldusfunktsioon Konverteeri hankijad klientideks Üldises moodulis. Hankijate andmed kopeeritakse Klientide/Kontaktide registrisse ja Hankijate register tühjendatakse.
- Kontrolli, kas Klientide/Kontaktide register sisaldab Hankijaid ja kas andmed on kopeeritud õigesti.
- Telli samad aruanded, mis punktis 1 ja võrdle, et need sisaldaksid sama informatsiooni.
Kui Sinu andmebaas sisaldab mitut Ettevõtet, korda punktides 1, 3, 4 ja 5i-iii kirjeldatud toiminguid eraldi iga Ettevõtte kohta. Enne punktide 5iv-vi juurde asumist veendu, et iga Ettevõtte seadistus Konversatsioon – Hankijad oleks täidetud. Nii saad seal kirjeldatut rakendada korraga kogu andmebaasi kohta.
|
