Introducción al Registro Facturas
El registro de Factuas es el registro de las ventas de su empresa. Cada vez que se realiza una venta, una Factura será ingresada, impresa y enviada al Cliente. El registro de Facturas tiene varias funciones:
- La Factura impresa es enviada al Cliente para que opere como un requerimiento del pago;
- Las Facturas pendientes de pago proporcionan la base para sus informes de cuentas por cobrar; y
- Cada Factura puede generar un Asiento Contable, y con ella la creación de las cifras de ingresos y deudas en sus informes gerenciales de tipo mensual y anual. Si es necesario, el Asiento Contable también puede incluir elementos de la contabilidad de costos, ayudándole de esta forma a mantener el valor contable de su stock. Este proceso de creación es automático, y no precisa de su intervención.
Los siguientes tipos de transacciones de ventas pueden ser registradas en el registro de Facturas:
- Facturas Estándar, o requerimientos de pagos, son emitidas cuando los bienes ya han sido entregados o si el trabajo ya ha sido realizado antes de que se haya recibido el pago. Los Pagos para este tipo de Facturas deberán ser ingresados en el registro de Recibos.
- La Factura - Contado es emitida cuando se recibe el pago al mismo tiempo que se realiza el trabajo. Cuando una Factura Contado es ingresada en el registro Facturas, Hansa la considerará como si ya hubiese sido pagada, de forma que no haya necesidad de ingresar el pago de forma adicional en un registro de Recibo. Hansa también puede encargarse de todo lo referente a la parte contable (debitando la Cuenta Efectivo en lugar de la Cuenta Deudores).
- Un Depósito es un pago realizado de forma anticipada por concepto de los bienes que serán entregados o el trabajo que tendrá que será realizado. Las Facturas por los depósitos (en algunos casos descritos como "Anticipos de Facturas") pueden ser ingresados de la forma en que se describe en el punto (1). Donde el pago es recibido antes de que la Factura haya sido generada, este deberá ser ingresado en el registro Recibos como un Recibo de Anticipo. Estos pueden ser asignados a la Factura cuando esta sea generada a una fecha posterior. Otra alternativa, es ingresar una Factura al Contado como se describe en el punto (2).
- Las Notas de Crédito son utilizadas para corregir errores en las Facturas, o para cancelar las Facturas que han sido creadas por error. Son en efecto, Facturas negativas que reducen sus cifras de ingresos y cuentas por cobrar. Una vez más, Hansa puede encargarse de la parte contable de forma automática.
Si desea que Hansa se encargue del manejo contable de este tipo de Facturas como se ha descrito, active la opción Facturas en la opción
Sub Sistemas del módulo Contabilidad.
Los archivos pueden ser ingresados en el registro Facturas utilizando los siguientes métodos:
- Estos pueden ser ingresados directamente en el registro Facturas. Este método es utilizado para todos los tipos de transacciones de ventas que se mencionaron antes.
- Pueden ser creado de forma remota desde otros registros, como ser Ordenes y Órdenes de Servicio. Este método posiblemente será utilizado para las Facturas estándar y Facturas de Anticipos . Las Facturas de Anticipos también pueden ser generadas desde los Recibos.
- Pueden ser creadas por grupos utilizando la función de Mantenimiento. Este método puede ser usado para crear Facturas estándar desde las Órdenes y Proyectos, y para crear Facturas de Interés (para el interés de los pagos retrasados).
Antes de que comience a ingresar Facturas, debe definir el año fiscal (contable) actual, usando la opción
Ejercicio Contable en el módulo Sistema. También deberá haber definido un rango de números de serie para las Facturas utilizando la opción
Nros. de Serie - Facturas .
Para abrir el registro de Factura, asegúrese de que se encuentra en el módulo Ventas, luego seleccione 'Facturas' desde el menú Registros o click en el botón [Facturas] del Panel de Control.
La ventana 'Facturas: Hojear' es abierta, mostrando las Facturas que ya se han ingresado.
. Las Facturas son numeradas consecutivamente, y el Número de Factura es generado usualmente por el sistema. El Número de Factura es seguido por una recuadro para marcar (si la Factura es
aprobada), por el Código y Número de Cliente y el monto total de la Factura. Las
Notas de Crédito tienen la letra "C" (o "K" en el caso las Notas de Crédito más antiguas) en la columna Total, despues del monto, mientras que las
Facturas de Interés están marcadas con una "I".
Como en el resto de las ventanas de hojear, puede ordenar las transacciones por cada columna por medio de clicks en los encabezados. Para revertir cualquier ordenación, solo haga click una vez en el encabezado de la columna. Puede utilizar el scroll en la lista usando la barra de scroll. Finalmente, puede buscar el registro ingresando una palabra en el campo superior de la derecha. Hansa buscará el primer registro acorde a los criterios de búsqueda en la misma columna que se seleccionó al momento de ordenar los datos.
Hay tres acciones que puede realizar en el registro de Facturas:
Introducción al Registro Facturas
