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Este texto se hace referencia a la versión del programa 5.4  

Registros Compartidos

Puedes decidir hacer que la información de ciertos registros esté disponible para todas la Empresas de tu Base de Datos. Tales registros se denominan “Registros Compartidos”.

Por ejemplo, puedes hacer que el registro Contactos sea un registro compartido para que puedas utilizar la misma Lista de Contactos en todas tus Empresas. Esto significa que todas las fichas de Contactos estarán disponibles para todas las Empresas. Toma en cuenta que no se puede aislar una ficha individual de un Contacto para que ésta aparezca únicamente en una Empresa, sin embargo podrás hacer que haya una misma Lista de Contactos disponible para 4 de tus Empresas y tener una Lista completamente separada para tu 5ta Empresa.

Si estás utilizando los “Usuarios Globales”, se recomienda enfáticamente compartir la opción ‘Grupos de Acceso??? para tener los mismos Grupos de Acceso disponibles en todas las Empresas. La ventaja de manejar Usuarios Globales es que puedes hacer que los usuarios se conecten al sistema y puedan entrar a varias Empresas utilizando la misma firma y contraseña (Clave de Acceso) (ver aquí).

Para establecer un Registro Compartido, el procedimiento es el siguiente:

1. Estando en cualquier Empresa, abre el módulo Técnico (debes tener los derechos de acceso a este módulo).
   

2. Haz clic en el botón [Opciones] desde el Panel de Control.
   

3. Haz doble clic en ‘Registros Compartidos’ para desplegar la siguiente ventana:
   

   

4. En la anterior ventana deberás listar los registros que deseas compartir. Puedes utilizar Pegado Especial para seleccionar los diferentes registros y a su vez, estar seguro de la escritura correcta (si hay un error en la escritura de un registro, éste no será compartido).
   

5. En la columna ‘Para Empresas’ deberás especificar las Empresas que podrán utilizar los registros compartidos. Para esto, puedes utilizar Pegado Especial para cargar los Códigos de cada Empresa (separados por comas).
   

   En el ejemplo ilustrado anteriormente, la Empresa “H” y la Empresa “S” compartirán el registro Contactos; mientras que la Empresa “H”, “S” y “S1” compartirán el registro Ítems. Es decir, la Empresa “S1” tendrá su propio registro Contactos por separado. Básicamente, toda vez que cargues un nuevo Contacto en la Empresa “H”, éste estará disponible inmediatamente en la Empresa “S”. Toda vez que cargues un nuevo Ítem en la Empresa “S”, éste estará disponible inmediatamente en la Empresa “H” y “S1”.
   

   Si la columna ‘Para Empresas’ queda en blanco (pero el campo donde se especifica el registro contiene un dato), el registro en cuestión quedará disponible para todas las Empresas. Este es el caso donde vemos que se puede compartir la opción ‘Grupos de Acceso’ (ver ejemplo).
   

6. En la columna ‘En Empresa’ deberás especificar la Empresa donde se almacenará el registro compartido.
   

   En nuestro ejemplo, los registros Contactos e Ítems que han sido compartidos, están almacenados en la Empresa “H”. Notemos que no es posible colocar el registro Contactos (compartido) en la Empresa “S1” puesto que esta Empresa posee su propio registro Contactos.
   

   Si la columna ‘En Empresa’ queda vacía para algún registro particular, esto significa que tal registro no tiene ninguna empresa que lo albergue (ninguna partición) y por tanto será almacenado en la Empresa 0. La Empresa 0 es una partición de la Base de datos que generalmente se utiliza para almacenar información disponible para todas las Empresas (esta información compartida pueden ser Mails, Casillas y Conferencias). Este es el caso donde vemos que se puede compartir la opción ???Grupos de Acceso’ (ver ejemplo).
   

7. Haz clic en el botón [Guardar] para guardar los registros compartidos y cerrar la ventana (o haz clic en la casilla cerrar si no quieres guardar ningún cambio).

Si decides almacenar un registro compartido en la Empresa 0 siendo que tal registro (es decir, previamente en otras Empresas) contenía ciertos archivos antes de ser compartido, estos archivos no estarán disponibles. Si decides almacenar un registro compartido en otra Empresa (ej. en la Empresa “H”), podrás efectivamente compartir el registro en cuestión. De esta manera (en nuestro ejemplo), cualquier archivo existente en el registro Contactos de la Empresa “H” estará habilitado para las demás Empresas sin embargo, no podrás utilizar ningún Contacto existente en la Empresa “S”. En esta situación, si deseas continuar usando estos Contactos, deberás realizar una exportación antes de compartir el registro y luego importar los datos después de compartir el registro. Para realizar la exportación, utiliza la función 'Registros Maestros' en el módulo Integración. Para realizar la importación, utiliza la función 'Automático' o 'Automático Búsqueda manual de archivo' en el módulo Sistema. Asegúrate de estar trabajando en la Empresa “H” (o en la Empresa “S” pero no en la Empresa S1 – ver ejemplo) al momento de realizar la importación. Si posees Contactos dentro de las diferentes Empresas y deseas continuar utilizándolos, deberás realizar una exportación desde la Empresa respectiva para lo cual tendrás que crear varios archivos de exportación. Por defecto, al importar, si el Número de un Contacto ha sido utilizado más de una vez, éste terminará siendo utilizado por el Contacto en el primer archivo importado. Por ejemplo, el Número de Contacto 001 se refiere al Contacto A en la Empresa 1 y al Contacto AA en la Empresa 2. Pues bien, luego de compartir el registro Contactos (asumiendo que importaste los Contactos desde la Empresa 1 seguidos por aquellos en la Empresa 2), el Número de Contacto 001 se referirá al Contacto A. En esta situación, si deseas cambiar este hecho, deberás cambiar el Modo Reemplazo en los archivos antes de proceder con la importación (según lo descrito aquí).

Si compartes el registro Cuentas, solo podrás compartir aquella información estática que se encuentre en dicho registro (ej. Número de Cuenta y Nombre, Tipo de Cuenta, etc.). Básicamente, no existirá un balance único para cada Cuenta proveniente de los Asientos Contables creados en las diferentes Empresas. Es decir que se mantendrá balances por separado para cada Cuenta dentro de cada Empresa. Si quieres que haya un balance único para cada Cuenta proveniente de los Asientos Contables creados en las diferentes Empresas, deberás utilizar el módulo Consolidación.

Por otro lado, tienes la posibilidad de quitar un registro particular que ha sido especificado en la opción ‘Registros Compartidos???. Antes de hacer esto, probablemente sentirás la necesidad de copiar los archivos individuales a un registro compartido colocado por separado en las diferentes Empresas. Luego, deberás utilizar la función de Mantenimiento ‘Dejar de Compartir Registros’ (módulo Técnico) y después de ejecutarla deberás ingresar a cada una de las Empresas en tu Base de Datos. Por ejemplo, el registro Contactos almacenado en la Empresa 1 está compartido entre las Empresas 1,2 y 3; el registro Contactos que está en la Empresa 4 está compartido entre las Empresas 4 y 5. El efecto de la función ‘Dejar de Compartir Registros’ será que copiará los Contactos en la Empresa 1 hacia las Empresas 2 y 3; también copiar los Contactos en la Empresa 4 hacia la Empresa 5. Los Archivos Adjuntos serán copiados igualmente incluyendo vínculos hacia otros archivos en caso que también se encuentren en registros compartidos. Luego de ejecutar la función ‘Dejar de Compartir Registros’, podrás quitar de manera segura el registro que deseas dejar de compartir (opción ‘Registros Compartidos’); luego deberás salir de HansaWorld Enterprise y volver a ingresar. Si quitas un registro de la opción ‘Registros Compartidos’ sin antes ejecutar la función ‘Dejar de Compartir Registros’, no podrás utilizar ningún archivo ingresado desde al momento que compartiste el registro en cuestión por primera vez (no obstante, podrás tener acceso a cualquier archivos individual que haya sido cargado previamente en cada Empresa).

También tienes la posibilidad de compartir bloques. Existen dos tipos de bloques: aquellos que contienen un conjunto de campos y casillas (por ej. opción Manejo de Ctas. Ventas, Manejo de Cuentas de Compras, Bloquear); y aquellos que contienen una serie de filas y/o columnas (por ej. Formas de Pago, Cód. IVA). Para realizar esto, debes utilizar la opción ‘Bloques Compartidos’ en el módulo Técnico siguiendo los mismos pasos descritos en esta página para la opción ‘Registros Compartidos’. Nota: La función ‘Dejar de Compartir Registros’ no se aplica para Bloques.

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