Ieprogrammētās operācijas
Vēlreiz jāatgādina, ka svarīga ir regulāra rezerves kopiju veidošana, jo Pirmajā Ofisā tāpat kā visās pārējās finanšu programmās tiek izmantota viena datu bāze, kurā glabājas informācija par visiem klientiem, rēķiniem, galveno grāmatu utt., un šī faila zaudēšanas gadījumā pazudīs visa grāmatvedības uzskaites un klienta informācija, nevis tikai viens dokuments.
Lai atvieglotu šo uzdevumu, Pirmajā Ofisā ir pieejama ieprogrammēta operācija, kura nodrošina datu bāzes failu automātisku veidošanu katru dienu. Lai norādītu, kad šāds fails jāizveido un kur jāglabā, rīkojieties šādi:
- Bāzes logā noklikšķiniet uz [Moduļi] un izvēlieties Tehniskie parametri. Vairāklietotāju sistēmās to var izdarīt uz servera datora, kad tam nav pieslēdzies neviens cits lietotājs. Lai piekļūtu pogai [Moduļi], no izvēlnes Fails izvēlieties funkciju ‘Beigt, atceļot serveri startējot’ un pārstartējiet Pirmo Ofisu.
Ja to izdarīt uz servera nav iespējams (piem., tas atrodas citā ēkā), varat izmantot klienta datoru. Pieslēdzieties sistēmai (jums jābūt personai ar pieejas tiesībām Tehnisko parametru modulim (sīkāku informāciju skatiet nodaļā “Sistēmas modulis”, kur aprakstīta sagatavošana Personu grupas).
Ja Tehnisko parametru modulis nav pieejams viena lietotāja sistēmas moduļu sarakstā, iespējams, ka Sistēmas moduļa sagatavošanā Personu grupas neesat norādījuši savas pieejas tiesības.
- Noklikšķiniet uz ikonas [Sagatavošanas]. Atvērtajā sarakstā divreiz noklikšķiniet uz 'Ieprogrammētās operācijas'. Tiks atvērts šāds logs:
- Norādiet laiku (kad jāveic datu bāzes rezerves faila veidošana) – ieteicams tādu, kad Pirmo Ofisu neviens nelieto. Jāizmanto 24 stundu uzskaites sistēma, un stundas no minūtēm jāatdala ar kolu (:). Noteiktajā laikā tiks izveidots rezerves kopijas fails, pat ja Pirmajam Ofisam vēl būs pieslēgušies lietotāji. Tomēr šādā gadījumā lietotāju veiktās darbības programmā notiks daudz lēnāk, līdz tiks pabeigta arhivēšana. Tāpēc ieteicams norādīt laiku pēc darba laika beigām, lai nevienam nesagādātu neērtības.
- Norādiet mapi, kurā uz cietā diska tiks saglabāti rezerves kopijas faili. Ja nekas netiks norādīts, tie tiks saglabāti vienā mapē ar Pirmā Ofisa programmas failu.
Nākamajā piemērā ir redzama pareiza sintakse Windows un Macintosh lietotājiem. Rezerves kopijas faili tiks saglabāti uz cietā diska mapes “Pirmais Ofiss” mapē “backup”. Rakstzīme “\” tiek izmantota kā mapju nosaukumu atdalītājzīme Windows operētājsistēmā, bet rakstzīme “:??? tiek izmantota Mac sistēmā. Ievērojiet, ka atdalītājzīme tiek lietota arī kā ceļa pēdējā rakstzīme.
Windows
- c:\1Ofiss41Win\backup\
- Mac
- vard disk:1ofiss41MacOSX:backup:
Ievērojiet, ka, pieļaujot kļūdu (piemēram, tiek norādīta neesoša mape), ir iespējams, ka rezerves kopija netiks izveidota vispār.
- Pogu joslā noklikšķiniet uz [Saglabāt], lai saglabātu arhīva iestatījumus.
Ieprogrammējot rezerves kopijas automātisku veidošanu, kā norādīts iepriekš, katru dienu noteiktajā laikā tiks automātiski izveidots jauns rezerves kopijas fails. Tā nosaukums sastāvēs no “TBDDMMGG.TXT”, kur “DDMMGG??? attēlos attiecīgo datumu. Failā būs iekļauts arhīva komentārs, kurā parādīts, ka tas ir izveidots automātiski, un tā izveidošanas datums un laiks.
