Método de Transacción Única
Si esta utilizando el método de Transacción Única, sus transacciones de caja serán registradas de forma única en la Contabilidad por medio de Asientos generados desde Facturas y Facturas de Compra. Entradas y Salidas de Caja creadas desde estas Facturas no generarán Asientos Contables. Transacciones ingresadas directamente en los registros de
Entradas y Salidas de Caja que no estén relacionados con Facturas generarán
Asientos Contables. Este sistema será apropiado cuando el manejo de caja y facturación es realizado por una sóla persona o por una única oficina.
Para configurar el sistema de Transacción Única, por favor siga los siguientes pasos:
- En la opción Sub Sistemas del módulo de Contabilidad, asegúrese que las opciones de Factura, Factura de Compra, Entrada y Salida de Caja se encuentran desactivadas.
- En el módulo de Caja, active la opción Colecciones de Caja ubicada en la opción Opciones de Caja, y desactive la opción de Control Forma de Pago.
- De nuevo en el módulo de Caja, ingrese al menos dos Formas de Pago. En ambos, coloque en la pestaña B el Tipo “Caja”. En la columna de Cuenta, en la pestaña C, especifique una Forma de Pago para “GenerarAs” y una para “No Generar As”. Si posee más de una Cuenta de Caja, ingrese una pareja de Formas de Pago para cada una. En estas circunstancias es recomendable que utilice un Número de Serie distinto para cada Forma de Pago que “No Genera As”. Esta acción, permitirá que utilice al máximo las funciones de mantenimiento
‘Crear Colección Entrada Caja’ y ‘Crear Colección Salida Caja’'.
- Ingrese un registro de Término de Pago con una Cuenta de Caja y donde la Forma es “Caja”. Puede realizar esta acción utilizando la Opción en los módulos de Compras y Ventas. Si tienen más de una Cuenta de Caja, ingrese un Término de Pago por separado para cada una de ellas.
- Al ingresar una Factura de Caja o Factura de Compra, ingrese la Forma y Término de Pago de “Caja??? apropiado. Cuando apruebe y guarde la Factura, está será tratada como un pago. No se realizará ningún asiento contable contra una cuenta de Crédito o Débito, sin embargo si existirá una transacción a la Cuenta de Caja desde el Término de Pago.
- Una vez que se ha aprobado la Factura, puede crear un registro de Entrada o Salida de Caja desde esta, seleccionando 'Crear Entrada de Caja' o 'Crear Salida de Caja' desde el menú Operaciones.
Si tiene varias Facturas, puede crear un único registro de Entrada o Salida de Caja utilizando las funciones de Mantenimiento de 'Crear Colección Entrada Caja' o 'Crear Colección Salida Caja'..
Ingrese el Pago apropiado y las Formas Correspondientes a estos registros de Entrada y Salida de Caja. La Forma de Pago deberá ser “No Genera As”. Ello implica que cuando apruebe estos registros, no se generarán Asientos Contables. Debe especificar una Contra-Cuenta, sin embargo la elección es más teórica debido a que no se generará ninguna transacción contable.
- También deberá seguir el procedimiento descrito en los pasos 5 y 6 al momento de ingresar Recibos y Pagos. Utilice una Forma de Pago ???Caja” que “No Genere As” en cada Recibo y Pago. Esta información será transferida a los registros de Entrada y Salida de Caja resultantes, que por lo tanto no crearán ningún Asiento Contable una vez que sean aprobados.
- Si necesita ingresar una transacción de caja que no tiene implicaciones con el Stock, puede hacerlo directamente desde los registros de Cash In or Cash Out. En este caso, especifique la Forma de Pago como “Genera As”. Una vez que apruebe el registro, un Asiento Contable será generado.
- La opción Opciones de Caja le permiten especificar los Pagos y las Contracuentas que desee que sean utilizadas por defecto en cada nuevo registro de Entrada o Salida de Caja. Sea cuidadoso con esta funcionalidad si está utilizando el Método Único de Transacción. Al momento de crear registros de Entrada y Salida de caja desde Facturas (paso 6) y Recibos (paso 7), debería utilizar la Forma de Pago “No Generar As”, pero cuando ingrese transacciones sin implicaciones de Stock (paso 8), deberá utilizar una Forma de Pago “Generar As”. Especificar una Forma de Pago por defecto puede llegar a causar confusiones, debido a que es posible que existan circunstancias donde la opción por defecto sea incorrecta. Sin embargo, es un requerimiento necesario que especifique una Forma de Pago por defecto si desea utilizar las funciones de Mantenimiento de 'Crear Colección Entrada de Caja' o 'Crear Colección Salida de Caja'. Cuando genere registros de Salida de Caja desde Pagos (paso 7), la Forma de Pago en este registro será copiado directamente desde Pagos, de forma que la opción por defecto no se aplicará.
