Introducción al Registro Factura de Compra
El registro de Facturas de Compra es el archivo de todas las compras de su empresa. Cada vez que se realiza un compra, una Factura de Compra será recibida por un Proveedor y deberá ser ingresada en el registro de Facturas de Compra. Este registro por tanto es utilizado para varias tareas:
- La Factura de Compra es un registro del pago demandado a su empresa por parte del Proveedor;
- Las Facturas de Compras pendientes de pago proporcionan la base para los informes de acreedores; y
- Cada Factura de Compra puede generar un Asiento Contable, los cuales generan las compras globales y los montos de los acreedores en sus informes mensuales y anuales.
Este proceso de generación es automático, y no necesita la intervención el el trabajo por su parte.
Se pueden registrar cuatro tipos de transacciones de compra en el registro de Facturas de Compras:
- Facturas de Compra estándar que son recibidas cuando los bienes han sido entregados o el trabajo ha sido realizado antes de que el pago haya sido emitido. Los Pagos de estas Facturas de Compra deberán ser ingresados en el registro de Pagos.
- La Factura-Contado representa la emisión de un pago al mismo tiempo que el trabajo ha sido realizado. Cuando se ingresa una Factura-Contado en el registro de Facturas de Compras, Hansa la considera como si ya hubiese sido pagada, de forma que no es necesario ingresar un pago adicional en el registro Pagos. Hansa también se puede encargar de considerar las implicaciones contables del caso (acreditando la Cuenta Caja en lugar que la Cuenta Acreedora.
- Un Depósito es la emisión del dinero antes de que la Factura haya sido recibida. Estos deberán ser ingresados en el registro Pagos como un Anticipo de Pago. Podrán ser asignados a la Factura cuando esta sea recibida días despues. De forma alternativa, también pueden ser ingresados como Facturas-Contado como se describe anteriormente en el punto (2).
- Las Notas de Crédito son utilizadas para corregir errores en las Facturas de Compras, o cancelar las Facturas que han sido generadas por error. Por tanto son, en efecto Facturas negativas que reducen sus compras globales o montos de los acreedores. Una vez más, Hansa se encargará automáticamente de las implicaciones contables.
Si desea que Hansa se encargue de realizar la contabilidad de todos estos tipos de Facturas tal como se ha descrito, active la opción Factura de Compra desde la opción
Sub Sistemas en el módulo de Contabilidad.
Los archivos pueden ser ingresados en el registro de Factura de Compras utilizando los siguientes métodos:
- Ser ingresados directamente en el registro de Facturas de Compras. Este método es adecuado para todos los tipos de transacciones de compra mencionadas anteriormente.
- Pueden ser generados de forma remota desde otros registros, como Órdenes de Compras y Mercaderías Recibidas. Este método será utilizado probablemente para las Facturas estándar.
Antes de comenzar a ingresar las Facturas de Compras, es necesario que se asegure de haber definido el año financiero actual (año fiscal), usando la opción
Ejercicios Contables en el módulo Sistema. También deberá haber definido una numeración para las Facturas de Compras utilizando la opción
Nros.de Serie - Facturas de Compra. Las demás opciones pueden ser modificadas a medida que vaya avanzando.
Para abrir el registro Factura de Compras, asegurese de que se encuentra en el módulo Compras, luego seleccione 'Facturas de Compra' desde el menú Registros, o click en el botón [Facturas de Compra] desde el Panel de Control.
La ventana 'Facturas de Compra: Hojear' se abrirá, mostrando las Facturas de Compra que ya hayan sido ingresadas.
Las Facturas de Compra reciben un código único de identificación interna, utilizando un sistema de numeración consecutiva. Este control es adicional a cualquier otro número asignado a la Factura por el emisor (el Proveedor). El número interno es mostrado en la columna de la izquierda, seguido por una marca para revisión (si la Factura es
aprobada), el Número de Factura del Proveedor, la fecha de emisión y finalmente por el Nombre y Código del Proveedor y el Total de la Factura. Las Notas de Crédito tienen una letra "C" en la columna Nombre, después del Nombre del Proveedor.
Introducción al Registro Factura de Compra
