Es posible registrar contablemente de forma preliminar una Factura de Compra el momento en que es recibida. En algunas empresas, las Facturas de Comrpas son transferidas dentro de la organización por un determinado período, para obtener la aprobación del gasto y la clasificación correcta.

Cuando esta opción es utilizada, la Factura puede ser ingresada al momento de ser recibida. En el gráfico siguiente, una Factura de Compra ha sido ingresada y la casilla Reg. Preliminar está tildada.

Al guardarla, si ha sido definido en la opción Sub Sistema del módulo Contabilidad, Hansa generará un Asiento Contable preliminar para la Factura. Esta transacción contendrá el IVA normal y la Cuenta de Costos para contabilizarlas, pero, en lugar de la Cuenta Acreedora normal, un Cuenta preliminar (definida en la solapa 1 de la opción Manejo de Ctas. Compras) es acreditada.

Hasta que la Factura haya sido aprobada puede ser modificada, a pesar de que el Asiento haya sido creado. Al aprobarla, un nuevo Asiento Contable es generado, revirtiendo lo contabilizado en las Cuentas preliminares, reemplazando esto con débito a la Cuenta Acreedora normal.

En el ejemplo, un dato adicional ha sido contabilizado para la Cuenta de Redondeo de Monedas para que el Asiento este en equilibrio en la segunda Moneda base.

Después de que la Factura de Compras ha sido ingresada y el Asiento preliminar generado, las Cuentas de Costos de cualquier fila de la Factura de Compras podrán ser modificadas. Este cambio se verá reflejado en el Asiento Contable, generado cuando la Factura de Compras es aprobado. Más abajo se muestra este Asiento, dónde la Cuenta de Costos 742 utilizada en un principio ha sido reemplazada por la 440.

Si una Factura de Compras preliminar es acreditada, ya no podrá ser modificada o aprobada y el Asiento Preliminar será considerado como el definitivo. Esta acción asegura que la Contabilidad se mantenga correcta.

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