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Ingresar un Pago

En el módulo Compras, seleccione 'Pagos' desde el menú de Registros, o click en el botón [Pagos] del Panel de Control.

La ventana 'Pagos: Hojear' está abierta, mostrando los Pagos que ya han sido ingresados.

Los Pagos están enumerados consecutivamente. En la lista, el Número de Pago es seguido por símbolos de tildes si el Pago ha sido Ordenado o aprobado, luego la Fecha de Transacción, cualquier referencia, el monto total del Pago y su Moneda. Las últimas dos columnas no contienen valores para los los Pagos con Monedas combinadas.

Para ingresar un nuevo Pago, click en [Crear] de la Barra de Botones o usar los accesos directos Ctrl-N (Windows y Linux) o ⌘-N (Macintosh). Otra alternativa es, resaltar un Pago similar al que desea ingresar y hacer click en [Duplicar] de la Barra de Botones.

La ventana 'Pagos: Crear' se abrirá, vacia si hizo click en [Crear] o con un duplicado del Pago que seleccionó.

El principio para ingresar un Pago es que se conozca los siguientes datos:

Cuánto se ha retirado realmente; y
si existe alguna comisión que se cobra al banco.

En el caso de pagos en otras Monedas, para que las cuentas por pagar estén equilibradas, las posibles pérdidas o ganancias deberán ser contabilizadas en una Cuenta distinta, no la Cuenta Acreedora genérica. Las Cuentas de Pérdidas y Ganancias por Tipo de Cambio están especificadas en la solapa 2 de la opción Manejo de Cuentas Compras. El saldo deberá estar con el Tipo de Cambio: las comisiones bancarias y el monto retirado no podrán ser modificados.

Hansa proporcionar varias formas de simplificar el trabajo de ingresar los Pagos. Por ejemplo, puede ingresar la fecha actual en el campo fecha usando 'Pegado Especial' (Usuarios Windows y Linux deberán presionar Ctrl-Enter, usuarios de Macintosh ⌘-Enter). La función 'Pegado Especial' está siempre disponible para simplificar el ingreso de Números de Cuenta, Códigos de Proveedor, Formas de Pago, etc. Cuando una ventana de transacción se abre para el ingreso de datos, también tendrá disponible el menú Operaciones a la derecha de la barra de menú. Este menú está descrito aquí.

Primero ina revisión sobre los campos.

Nro.: Pegado Especial Seleccionar desde Números de Serie; Es el número de serie del Pago: Hansa ingresará el siguiente número sin utilizar desde la secuencia numérica asignada en la solapa 'Nros.Serie' del registro Persona o desde la opción Números de Serie - Pagos. Es posible modificar este número, pero no a uno que ya haya sido utilizado.; Si ha utilizado la opción Formas de Pago para definir secuencias numéricas por cada Forma de Pago, el Número de Pago será determinado por la Forma de Pago por defecto y se modificará si la Forma de Pago es modificada. Las secuencias numéricas que están definidas en la opción Formas de Pago no son mostradas en la lista de 'Pegado Especial'.
Fecha Pago: Pegado Especial Fecha Actual; La fecha cuando desea que el Pago sea realizado.; Una vez que un Pago ha sido Ordenado, aún es posible modificar la Fecha de Pago. Sin embargo; cuando el Pago ha sido aprobado, ya no se podrán realizar más cambios.
Fecha Trans.: Es la fecha del Asiento Contable que resultará de este Pago. Esta fecha es siempre la misma que la Fecha de Pago y no se podrá modificar de manera independiente.
Forma de Pago: Pegado Especial Opciones Formas de Pago, Módulos Compras/Ventas; La Forma de Pago determina la Cuenta Contable que será acreditada por el Pago.; En un mismo registro de Pago es posible ingresar los pagos para distintos Proveedores con Facturas distintas. También es posible ingresar pagos por medio de Formas de Pago: al especificar la Forma de Pago en cualquier pago de la matriz, prevalecerá el que se ingrese acá.; Si ha utilizado la opción Formas de Pago para definir secuencias numéricas por separado por cada Forma de Pago, el Número del Pago será determinado por la Forma de Pago por defecto y se modificará si la Forma de Pago se cambia.
Cta. Banco: Es el número de la cuenta de banco que se desea utilizar para el Pago. Esta información será traída desde el registro Forma de Pago.
Cód.Orden: El Código de Orden (número de sucursal) del banco donde se registra la cuenta.
Referencia: Esta campo puede ser utilizado si necesita identificar el Pago por otros medios además del Número de Pago (por ej. una referencia bancaria en el caso de una transferencia de crédito o pagos BACS.; La Referencia es mostrada en la ventana 'Pagos: Hojear', lo cual le permite realizar la búsqueda para un Pago con una Referencia en particular. El informe Diario de Pagos también puede ser utilizado para listar los Pagos que tengan alguna Referencia en particular. Esta Referencia será copiada al campo Referencia de cualquier Asiento Contable generado desde este Pago.
Info.Proved.Asiento: Cuando un Asiento Contable es generado automáticamente desde un Pago, utilice esta opción si desea que el Número de Pago, Fecha de Pago y Proveedor sean mostrados en la pestaña E del Asiento. Esto aplica a la contabilización solo de la Cuenta Acreedora.; La casilla estará tildada por defecto si se encuntra utilizando la opción Info.Proved.Asiento de la solapa 1 en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Comentario: Por defecto desde Opciones Forma de Pago; Es el texto de la Forma de Pago. Este podrá ser modificado.

Utilice la matriz que aparece en la pantalla para listar las Facturas de Compra que van a ser canceladas con este Pago. Un solo Pago puede ser asignado a varias Facturas, y/o funcionalidades de pago en distintas Monedas y Formas de Pago. La Forma de Pago refleja no solo el método de pago (por ej. cheque, caja o tarjeta de crédito) y también la Cuenta de Banco acreditada. De forma, que todos los pagos emitidos en un mismo día pueden ser ingresados en un solo registro de Pagos, sin importar la Moneda o la Forma de Pago.

Si necesita que Hansa imprima una nota de envío y/o un cheque, formularios de este tipo serán impresos por cada Proveedor e incluídos en el registro de Pago.

Cada archivo en el registro de Pago se convertirá en un Asiento Contable, con un banco u otra institución como Cuenta Acreedora.

Pestaña A

Nro.: Pegado Especial Facturas de Compra abiertas, aprobadas, registro Factura de Compras; Es el número de la Factura de Compra que es pagada. Al ingresar un Número de Factura, la Moneda, si esta especificada, de la Factura será copiada y, si la Factura califica para algún descuento acordado por pronto pago, una fila de descuento es insertada automáticamente, junto con una cantidad sugerida de descuento. Esta es calculada utilizando la fórmula especificada para el registro adecuado de Términos de Pago.; Observe que al utilizar 'Pegado Especial' solo las Facturas de Compra' pendientes de pago aparecen en la lista de selección. Sin embargo, las Facturas de Compra que estan incluídas en un Pago que aún no está aprobado son consideradas como pendientes de pago (a menos que la casilla Ordenado este tildada) y estará en la lista. Al ordenar la selección de 'Pegado Especial' por Proveedor le será más fácil y rápido encontrar las facturas de cada Proveedor.; Si el Pago es un Anticipo o un Pago en Cta. Corriente a un Proveedor con quien se tiene una cuenta (debe tener marcada la casilla Permitir Anticipos en la solapa 'Términos' de la pantalla Proveedores) para una Factura que aún no ha sido recibida, este campo deberá quedar vacio. En lugar de ello se puede realizar una entrada en el campo Nro. Anticipo en la pestaña. Este proceso se encuentra descrito en la Página Pagos en Cuenta Corriente y Anticipos.
Proveedor: Pegado Especial Registro Proveedores; Por Defecto de Factura Compras u Orden de Compra; Ingresado por Hansa cuando el Número de Factura es ingresado (o cuando el Número de Anticipo que es también el Número de Orden de Compra es ingresado en la pestaña E).
Texto: El nombre del Proveedor es ingresado por Hansa, desde el registro Proveedor. Puede modificarlo si así lo desea. Aparecerá en el campo Texto del Asiento Contable.
M.Banco: Pegado Especial Registro Moneda, Módulo Sistema; Por Defecto de Moneda de Envío; Es la Moneda Banco: ingrese la Moneda del monto como fue emitida por el banco.; En lo que respecta a la contabilidad del Monto Banco concierne, no es importante si la Moneda de Envió, la Moneda Base 1 o la Moneda de la Cuenta del Banco (especificada en el registro Cuenta del módulo Sistema) es ingresada en este campo, ya que el Asiento Contable resultante contendra los valores en todas las Monedas adecuadas.
No obstante, es recomendado que todas las filas del mismo Pago utilicen la misma Moneda Bancos de forma que el monto total es mostrado en el campo Total y en la ventana 'Pagos: Hojear'. En empresas pequeñas, esto puede ayudar a mantener una imagen mental de la situación del Pronóstico de Liquidez.; Si existe alguna comisión bancaria adjuntada a este pago en particular, deberán ser ingresados en el campo Imp.Banco en la pestaña I en la Moneda especificada en este campo.
Valor Banco: Por Defecto de Valor Enviado; Es el monto pagado, expresado en el Valor Banco. Si la Moneda es modificada, el Valor Banco es convertido utilizando el tipo de cambio actual: esta no puede ser modificada para un pago individual. No utilice este campo para sustraer comisiones bancarias desde el monto pagado: el campo Imp.Banco en la pestaña I es proporcionado para este propósito.; En circunstancias normales, no debería modificar el Valor y la Moneda Banco. En el caso de pagos parciales o pagos excedentes, modifique el Valor Enviado (descrito a continuación) y el Valor Banco será alterado automáticamente por Hansa, tomando en cuenta el tipo de cambio si es necesario. Si cambia el Valor Banco, el Valor Enviado no se actualizará automáticamente, por lo tanto esta modificación solo debería realizarse en circunstancias excepcionales. Por ejemplo cuando tienen conocimiento de que el tipo de cambio que será impuesto por el banco es distinto al último tipo de cambio de Hansa, o cuando sabe el monto exacto del Pago que es deducido de su cuenta bancaria. En estos casos, modificar el Valor Banco es tan efectivo que modificar el tipo de cambio para una sola fila del Pago.
M.Env.: Pegado Especial Registro Moneda, módulo Sistema; Por Defecto de Factura Compra; Es la Moneda del Pago: ingrese la Moneda que pretende utilizar para pagar al Proveedor. Por defecto se utiliza la Moneda de la Factura de Compras: cualquier otra Moneda puede ser utilizada si es necesario. Si la moneda es modificada, el Valor Enviado será convertido utilizando el tipo de cambio actual: estos no podrán ser modificados por un pago individual.; Si desea asegurarse de que todas las filas de un Pago en particular poseen la misma Moneda Envio, tilde la casilla No Permitir Pagos c/fila con Moneda Envio diferentes en la opción Opciones de Pagos.
Valor Env.: Por Defecto de Montos Pendientes de Pago en el total de la Factura u Orden de Compra; Es el monto pagado, expresado en la Moneda Envio. La opción por defecto puede ser modificada, en el caso de pagos parciales o pagos excedentes. Si la Moneda es modificada, el Valor Enviado es convertido utilizando el tipo de cambio actual: estos no podrán ser modificados para un pago individual. Si el monto es alterado antes de la Moneda, la conversión será aplicada al monto modificado.; Cuando el Número de Anticipo que es también el Número de Orden de Compra es ingresado en la pestaña E, el total de la orden aparecerá en este campo.

Pestaña B

Moneda Factura: La Moneda de la Factura de Compra es la Moneda utilizada en la Factura cuando es pagada. Este campo no podrá ser modificado.
Val.Fac.Ab.: Es el monto pendiente de pago de la Factura que va a ser pagada, en la Moneda de Factura de Compra. Este campo no podrá ser modificado.
Val.Fact.: Es el monto pagado, en la Moneda de la Factura de Compra.

Pestaña C

Objetos: Pegado Especial Registro Objetos, módulo Sistema; Por Defecto desde Factura de Compra (Solapa 'Otros') o Proveedor; Hasta 20 Objetos, separados por comas, pueden ser asignados a este Pago y todas las transacciones generadas por el mismo. Puede definir Objetos separados para representar a los distintos departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esta característica proporciona un método flexible de análisis que puede ser utilizado en los informes de Contabilidad.; Cualquier Objeto especificado en este campo será asignado al débito de la Cuenta Acreedora del Asiento Contable generado por este Pago. Los Objetos asignados al crédito de las Cuentas de Caja o Bancos serán tomadas desde la Forma de Pago.; Si un Número de Factura de Compra es especificado en la pestaña A, los Objetos serán tomados desde la solapa ('Otros' en la Factura de Compras. Si no se ha especificado un Número de Factura de Compra (por ej. es un Pago a Cuenta o un Anticipo), los Objetos serán tomados desde la solapa 'Cuentas' del Proveedor si los Objetos en la opción Cta. Anticipos en la solapa Acreedores de la opción Manejo de Cuentas Compras está siendo utilizada.

Pestaña D

F.Pago: Pegado Especial Opción Formas de Pago , Módulos Compras/Ventas; Ingrese una Forma de Pago, si es distinta a la Forma de Pago ingresada en el encabezado. Esto permite que distintos pagos del mismo Pago puedan ser acreditados a diferentes Cuentas Bancarias.
Nro. Cheque: En este campo, registre el número del cheque utilizado para el Pago.; Para generar un Número de Cheque de forma automática, asegúrese de que el cursos está en la fila adecuada y escoja 'Asignar Número de Cheque' desde el menú Operaciones. El siguiente número después del que se utilizó en el último Pago será ingresado en este campo.; Si se imprime un chque utilizando las opciones de 'Documentos Cheque ' o 'Formulario Pagos' desde la función 'Documentos', el número de cheque será registrado en este campo automáticamente.; Si la Forma de Pago es "Cheques Propios", es campo no se podrá dejar vacio. Deberá contener el Número de Serie de un archivo del registro Cheques Propios: use 'Pegado Especial' para asegurarse de que el registro correcto fue especificado.

Pestaña E

Nro. Orden: Pegado Especial Registro Orden de Compras; Si el pago es un depósito por una Orden de Compra, puede ingresar el número de Orden de Compra en este campo o el Número de Anticipo en el siguiente campo a la derecha. Si lo ingresa en este campo, el Proveedor de la Pestaña A será modificado al de la Orden, el Monto Banco y Valor Enviado serán modificados al total de la Orden, y el Número de Orden será copiado al campo Número Anticipo. Por favor revise la descripción del campo Nro. Anticipo más adelante para tener mayores detalles.
Nro. Anticipo: Pegado Especial
Registro Orden de Compras; Si el pago es un Anticipo (por ej. uno en el que no es posible especificar un Número de Factura en la pestaña A), se deberá ingresar un dato en este campo. Este podrá ser un número aleatorio propio, un número de referencia por el anticipo desde el Proveedor o, preferiblemente, el número de la Orden de Compra para la que se ha emitido el depósito. Si se ha utilizado un número de Orden de Compra, el Proveedor en la pestaña A será modificado al de la Orden de Compra, y el Monto Banco y Valor Enviado cambiarán al total de la Orden.; Cuando la Factura por la que se ingresó el Anticipo es recibida, ambos registros son vinculados utilizando la función 'Conectar Anticipo' desde el menú Operaciones en la pantalla de la Factura de Compras. Este proceso es descrito en la página Pagos a Cuenta y Anticipos. Si un depósito o anticipo existente not tiene un Número de Anticipo, no será listado como disponible desde la ventana 'Pegado Especial' de ese campo y conectarlo a una Factura será mucho más dificil. Los Anticipos que no poseen un Número de Anticipo no serán mostrados en el informe Historia de Anticipos.; No es obligatorio ingresar datos en este campo si el campo Número de Factura en la pestaña A está vacio. Si desea hacerlo, active la opción Usar Anticipo, No Cta. Corriente desde la solapa Deudores en la opción Manejo de Cuentas Ventas. Esta también será aplicada al campo equivalente en la pestaña C de la pantalla Recibo en el módulo Ventas.; No es necesario ingresar un número único en este campo. Esto le permitirá emitir más de un depósito para una sola Orden de Compra. Sin embargo, utilizar un Número de Anticipo más de una vez puede ocasionar que el informe Historia de Anticipos sea dificil de comprender, y que sea dificil vincular un Anticipo en particular con una Factura utilizando la función 'Conectar Anticipo'. Por ello es posible que desee utilizar la opción Forzar Único Nro. Anticipo, en la solapa Acreedores de la opción Manejo de Cuentas Compras. Con esta acción una vez que un Número de Anticipo ha sido utilizado en un Anticipo aprobado, no le será posible utilizarlo de nuevo.

Pestaña F

IVA, C.IVA: Estos campos son proporcionados para satisfacer los requerimientos de los usuarios de Letonia, donde es necesario contabilizar el IVA en un Pago. Este es también el caso para los usuarios de UK con el esquema IVA en Caja. Si la opción IVA-Post. Pago de la opción Manejo de Ctas. Compras está siendo utilizada, el Cód. IVA y el Monto IVA serán ingresados automáticamente desde la Factura (el Cód.IVA viene desde la primer fila de la Factura). Cuando el Pago sea aprobado, el monto IVA será trasladado desde la Cuenta Temporal de Crédito Fiscal a la Cuenta final (la Cuenta I/P), que se especificó en la opción Cód. IVA del módulo Contabilidad.; Si desea que el IVA sea contabilizado desde los Anticipos, deberá tildar la casilla IVA-Post Anticipo en la Solapa IVA de la opción Manejo de Cuentas Compras. Cuando ingrese un Número de Anticipo (pestaña E) que también es un Número de Orden de Compra, el Cód. IVA y Valor IVA serán ingresados automáticamente desde la Orden (el Cód. IVA es ingresado automáticamente desde la Orden (el Cód.IVA viene desde la primer fila de la Orden). Si ingresa un Número de Anticipo que no es un Número de Orden de Compra, deberá ingresar el Cód. IVA manualmente. El Valor IVA será calculado desde el Valor Enviado. En ambos casos, el Valor IVA será acreditado en la Cuenta IVA en Cuenta y debitado de la Cuenta IVA Anticipo especificada en la Solapa IVA de la opción Manejo de Cuentas Compras.; Tenga cuidado con estos campos al ingresar Anticipos a Cuenta. El IVA no será contabilizado desde un Anticipo a Cuenta (Pagos que no poseen un Número de Factura o un Número de Anticipo). Por tanto, si está utilizando el esquema IVA Caja, no debería utilizar Anticipos a Cuenta. En lugar de ello, debería ingresar manualmente un Cód. IVA y especificar un Número de Anticipoque no sea un Número de Orden de Compra, como se describió en el párrafo anterior. Si deja el campo Cód.IVA vacio, el Asiento Contable resultante del Anticipo no incluirá el elemento IVA.

Flip H

A Cta. Banco: Es el número de la cuenta bancaria del Proveedor que recibirá el Pago y es traída desde la solapa 'Otros' en la Factura de Compra o desde la solapa 'Cuentas' en el registro del Proveedor.
Cód.Orden: El número de la sucursal del banco en que el Proveedor tiene su Cta. Bancaria es ingresada desde la solapa 'Otros' en la Factura de Compras o desde la solapa 'Cuentas' en el registro del Proveedor.

Pestaña I

Imp.Banco: Ingrese cualquier cobro del banco por este pago. Esta cifra deberá estar en la Moneda Banco. Las Comisiones Bancarias serán debitadas dela Cta. Comisión especificada en la Solapa Deudores de la opción Manejo de Cuentas Compras. En el cálculo el valor del crédito contabilizado a la Cuenta Banco especificada en la Forma de Pago, la Comisión Bancaria será adicionada al Valor Enviado. El Valor Enviado será debitado de la Cuenta Acreedora.; Considere que este campo le permite especificar una Comisión Bancaria por cada fila (o para una fila en particular) en el Pago, tomando en cuenta que cada fila tiene distintas Formas de Pago y por tanto un cuenta de crédito (Banco) diferente. Si desea registrar un única Comisión Bancaria para todo un Pago, utilice la función 'Crear Cargo' del menú Operaciones.
A Mon.B1: Es el monto pagado, expresado en Moneda Base 1.; En circumstancias normales, los campos de Monto Banco y Valor Enviado en la pestaña A son suficientes para expresar el valor del Pago. Si la Moneda Enviada y la Moneda Banco son diferentes, el Asiento Contable resultante del Pago contendrá valores en todas las Monedas correspondientes, convertidas utilizando el último Tipo de Cambio.; Si conoce con exactitud el monto del Pago en Moneda Base 1 como un retiro de su cuenta bancaria (por ej. conoce el tipo de cambio utilizado que será impuesto por el banco), puede optar por cambiar el Monto Banco o ingresar la cifra exacta en Moneda Base 1 aquí. La primera de estas opciones contabilizará a las Cuentas de Ganan.Com.Banc. (especificada en la solapa Tipo de Cambio de la opción Manejo de Cuentas Compras), mientras que la segunda contabiliza a la Cuenta de Ganancia o Pérdida por TC. Por favor hacer click aquí
para más detalles y un ejemplo.; Este campo debe contener un valor si así fue especificado en la Forma de Pago (usando Forzar campo en la pestaña D).
Mon.B. 2: Es el monto enviado, expresado en Moneda Base 2.; Este campo debe contener in valor si está especificado en la Forma de Pago (utilizando Forzar campo en la pestaña D).

Pie de Página

Registrado: Las casillas de Registrado y OK son proporcionadas para permitir la demora entre la emisión de un Pago y la compensación de los fondos desde la cuenta bancaria de la empresa. Al tildar la casilla Registrado se indica que el Pago ha sido emitido, mientras que tildar la casilla OK indica que los fondos han sido compensados. La casilla Registrado debe ser tildada antes de tildar la casilla OK.; Cuando el Pago es guardado con su casilla Registrado tildada, la Factura que está siendo pagada no es considerada como abierta, incluso si la casilla OK no está tildada.; Si, una vez que el Pago ha sido emitido, ocurre que los fondos no son compensados desde la cuenta bancaria de su empresa (quizá debido a que el cheque fue incobrable o se perdió), resalte cada fila del Pago por medio de clicks en el número de la fila. Luego, presione la tecla Backspace. Una línea roja se marca en toda la fila, vuelva a abrir la Factura de Compra.
OK: Los Pagos son aprobados por medio de un click en esta casilla. Hacer click en [Guardar] para guardar el Pago, si es que fue definido en la opción Sub Sistemas del módulo Contabilidad, un Asiento Contable será generado acreditando la Cuenta Bancaria especificada en la Forma de Pago y debitará la Cuenta de Control Crédito de la Factura que está siendo pagado.; Las referencias en estas páginas para los Pagos aprobados son los Pagos cuya casilla OK ha sido tildada.
Moneda: Si la Moneda Banco para todas las filas del Pago es la misma, esa Moneda se muestra adicionalmente en este campo, de forma que puede ser mostrada en la ventana 'Pagos: Hojear'.
Total: Es la suma de los Montos Banco: el total para este Pago. Este campo solo contiene un valor si todas las filas del pago poseen la misma Moneda Banco.

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