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Este texto se hace referencia a la versión del programa 4.0  

Pagos a Cuenta y Anticipos - Anticipos

Un Pago de Anticipo es utilizado por lo general cuando al Proveedor se le ha realizado el pago de un depósito por concepto de la Orden de Compra, antes de que una Factura haya sido recibida por ese depósito.

Para cada Proveedor al que posiblemente le realice pagos por depósitos, active la casilla Permitir Anticipos en la solapa 'Términos'. Luego especifique el Nro. de Cta. de control o transitoria en la solapa Acreedores de la opción Manejo de Cuentas Compras, utilizando el campo Cta. Anticipos. También puede especificar Cuentas Transitorias por separado para cada Categoría Proveedor o incluso por cada Proveedor si así lo desea.

Un Anticipo emitido por su empresa al Proveedor es ingresado como si fuese un Pago, pero con el campo Número Factura vacío. En lugar de ello, un Número de Anticipo deberá ser especificado en la pestaña E. Este puede ser un número de su propia invención, el número asiganado al anticipo por el Proveedor o, preferentemente, el número de la Orden de Compra por la cual se ha emitido el depósito. Utilizando 'Pegado Especial' desde este campo se abrirá una lista con todas las Órdenes de Compras desde la que se puede escoger la correcta. Si un Número de Orden de Compra es utilizado, el Número de Proveedor en la pestaña A cambiará al que figure en la Orden de Compra y el Valor Env. será cambiado por el valor de la Orden. Modifíquelo si el valor del depósito es diferente:

La cuenta especial para los Anticipos a Proveedores utilizada en este ejemplo es 755 ya que la generación de un Anticipo genera un activo. El Asiento Contable será generado cuando el Pago sea aprobado y guardado debitando el Valor Enviado de esta Cuenta. La Cuenta de Crédito es tomada por lo general desde la Forma de Pago:

Cuando la Factura de Compra sea recibida, el Anticipo podrá ser asignado a esa Factura de forma que sea considerada como pagada.

Si ha utilizado un Número de Orden de Compra como Número de Anticipo, es muy probable que vaya a generar una Factura de Compra desde la pantalla de la Orden de Compra utilizando la función 'Crear Factura' desde el menú Operaciones. Cuando la ventana 'Factura Compra:Ver' se abra, será notificado de que existe un Anticipo por asignar (abierto) para esta Factura de Compra. SI ingresa directamente la Factura en el registro Facturas de Compra, el mismo mensaje aparecerá cuando ingrese el Código del Proveedor. En este caso, complete el área de la matriz de la forma habitual.

Cuando este seguro de que la Factura de Compra está completa, seleccione 'Conectar a Anticipo' desde el menú Operaciones. Una nueva fila es ingresada en la primer fila de la matriz, conteniendo una referencia del Anticipo. Ingrese el Número de Anticipo de la fila del Pago que representa el Anticipo, utilizando 'Pegado Especial' si fuese necesario para abrir la lista de los Anticipos Abiertos (sin asignar). Esta lista muestra las filas del Pago con un Número de Anticipo y sin un Número de Factura. Filas de Pago que no poseen un Número de Anticipo o un Número de Factura no estarán en esta lista: por favor revise la página Pagos a Cuenta para más detalles sobre la forma de asignar estos a las Facturas de Compra.

Seleccione un Anticipo desde la lista con doble-click. El Número de Anticipo se muestra en la fila especial de Anticipo. Un monto será mostrado. Este será el valor total abierto del Anticipo, o el TOTAL de la Factura (desde el encabezado de la Factura de Compra) el que sea menos. Esta cifra será debitada de la Cuenta Acreedor cuando la Factura de Compra es aprobada y guardada, de esta forma la Factura será considerada como pagada por ese monto.

Cuando la Factura de Compra es aprobada, el Asiento Contable consecuente combinará las contabilización normal de la Factura con la parte asignada del Pago en la la Factura. Esta acción mantiene correcta la Cuenta por Pagar del Proveedor.:

El estado de la Factura de Compra y del Anticipo será como se explica a continuación:

1. si el valor de la Factura de Compra es igual que el valor total abierto del Anticipo, la Factura de Compra será considerada como si fuese pagada y no volverá a aparecer en ningún Informe que muestre las Facturas de Compra Abiertas. El Anticipo será utilizado por completo con la Factura de Compra, por lo que ya no será considerado abierto;
   

2. si el valor de la Factura de Compra es menor que el valor total abierto del Anticipo, la Factura de Compra será considerada como pagada y no volverá a aparecer en ningún informe que muestre Facturas de Compra Abiertas. El Anticipo no es utilizado por completo por la Factura de Compra, por tanto el saldo pendiente se mantendrá como abierto; o
   

3. si el valor de la Factura de Compra es mayor que el valor total abierto del Anticipo, la Factura de Compra será considerada como pagada parcialmente. El Anticipo es utilizado por completo con la Factura de Compra, por tanto ya no es considerado abierto.

Considere que es muy importante asegurarse que la Factura este completa antes de seleccionar 'Conectar a Anticipo' desde el menú Operaciones.
La función calcular el monto que se muestra en la fila especial del Anticipo: este es el monto que será debitado a la Cta. Acreedora y por tanto el monto que será dirigido al pago del la Factura. Si la Factura está incompleta cuando la función sea selecciona, de forma que el TOTAL (que se muestra en el encabezado, no el calculado desde las filas de la Factura) es cero (o incorrecto), este será el monto que se vaya a mostrar en la fila especial de Anticipo. Cuando la Factura de Compra está completada, aprobada y guardada, esta cifra será debitada de la Cuenta Acreedora. De forma que la Factura de Compra no sea pagada, y que el Anticipo se mantenga abierto.

Si selecciona 'Conectar a Anticipo' antes de que la Factura de Compra esté completa (es posible que una última modificación sea necesaria) puede modificar el monto que es mostrado en la fila del Anticipo o borrar la fila y utilizar 'Conectar a Anticipo' de nuevo.
Si escoge la primer opción, no le será permitido ingresar un monto mayor al valor del Anticipo, o mayor que el total de la Factura de Compras.

!	Asegúrese que el TOTAL de la Fac.Compras es correcto antes de utilizar 'Conectar a Anticipo'.

Si ha utilizado 'Conectar a Anticipo' y no le es posible guardar la Factura, la razón probable sea que la fecha del Anticipo es posterior a la de la Factura. La fecha del Anticipo deberá ser la misma o anterior a la fecha de la Factura.

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