Teeninduslepingute register
Seda registrit saad koos Teeninduslepingute hooldusfunktsiooni ja Lepingu F osa väljadega saad kasutada Lepinguga seonduvate regiulaarsete Tegevuste koostamiseks. Näiteks kui Lepingust tulenevalt pead Sa tegema perioodilisi telefonikõnesid või visiite Kliendile (nt iga kahe või kuue kuu tagant), loo Tegevused nende kohustuste meeldetuletamiseks.
Esmalt registreeri oma ettevõtte spetsiifikale vastavate Tegevuste kompleksid. Iga selline kompleks tuleks registreerida eraldi kaardina Teeninduslepingute registris. Näiteks tee eraldi kaardid erineva ajavahemiku tagant toimuvate Tegevuste kohta (nt iga kahe või kuue kuu tagant). Samuti saad eristada Tegevusi lähtuvalt nende tüübist (nt telefonikõned, hooldusvisiidid jms) või erinevate Isikutega seotud Tegevusi. Seejärel saad Lepingu registreerimisel sisestada selle Artiklite kaardi F osale, milliseid Teeninduslepinguid soovid iga Lepingu Artikli puhul kasutada. Ja lõpuks, kui Leping on Kliendi poolt heaks kiidetud, loo sellele soovitud Tegevused, kasutades hooldusfunktsiooni Koosta tegevused teeninduslepingutest. Nii tekitad Tegevused, mis pannakse meeldetuletuseks selle eest vastutava Isiku Kalendrisse või Tööülesannetesse.
Teeninduslepingutest Tegevuste loomiseks toimi järgmiselt:
- Vali põhiaknast Teeninduslepingute register. Avaneb aken Teeninduslepingud: Sirvi, milles näed eelnevalt sisestatud Teeninduslepinguid. Teeninduslepingu muutmiseks ava soovitud kaart, tehes sellel hiirega topeltklõps. Uue kaardi lisamiseks klõpsa Uus. Muudatused salvestad, klõpsates Salvesta või sulgedes akna sulgemisruudust. Kui Sa ei soovi muudatusi salvestada, sulge Teenindusleping sulgemisruudust.
Iga kaart antud registris võiks kujutada endast teatud Tegevuste kompleksi, mida soovid Teeninduslepingust koostada. Alltoodud näites luuakse Isikule FF kaks Lepinguga seotud Tegevust – kliendi konsulteerimine iga kahe kuu tagant ning kliendile väljaõppe läbi viimine iga kuue kuu tagant.
- Kood
- Anna Teeninduslepingule kood.
- Kommentaar
- Anna Teeninduslepingule nimi, mida näed Teeninduslepingud: Sirvi aknas ja Ctrl-Enter valikunimekirjas.
- Päevi lepingu algusest
- See väli määrab ära, kuidas arvutatakse esimese Tegevuse kuupäev. Siia sisesta, mitu päeva peale Lepingu vastava rea (F osal) Alguskuupäeva Tegevus peaks aset leidma.
- Toodud näites toimub esimene konsultatsioon 67 päeva peale Lepingu rea Alguskuupäeva (Päevi lepingu algusest + Intervall, 7+60).
- See väli määrab ära ainult kõige esimese Tegevuse kuupäeva. Kui Sa kasutad hooldusfunktsiooni Koosta tegevused teeninduslepingutest samal Lepingul teist korda, siia sisestatud päevade arvu Tegevuse kuupäeva arvutamisel arvesse ei võeta.
- Võid sisestada ka negatiivse väärtuse. Kui toodud näites oleksid Sa siin määranud -30, toimuks esimene konsultatsioon üks kuu peale Lepingu rea Alguskuupäeva (Päevi lepingu algusest + Intervall, -30+60). Järgmine konsultatsioon toimuks kaks kuud hiljem jne.
- Nädalalõpud
- Nende valikutega määra ära, kas Tegevused võivad langeda nädalavahetusele.
- Ignoreeri
- See valik lubab Tegevusel langeda nädalalõpule.
- Enne
- Märgi see valik, kui soovid, et kui Tegevus langeb nädalavahetusele, siis nihutatakse see eelnevale reedele.
- Pärast
- Märgi see valik, kui soovid, et kui Tegevus langeb nädalavahetusele, siis nihutatakse see järgnevale esmaspäevale.
Oletame, et Lepingu Alguskuupäev on teisipäevane päev. Eeltoodud näites toimub esimene konsultatsioon 67 päeva pärast. Aga kuna nõnda langeks see Tegevus pühapäevale, nihutatakse konsultatsioon järgnevale esmaspäevale. Teine konsultatsioon toimuks aga ikkagi 60 päeva pärast pühapäeva, mitte 60 päeva pärast esmaspäeva.
Tabelisse sisesta Tegevused, mis koostatakse iga kord, kui antud Teeninduslepingut kasutad. Programm tekitab Tegevused vastavalt tabelisse sisestatud järjekorrale. Kui mingile konkreetsele Lepingureale tuleks koostada terve Tegevuste kompleks, salvesta igale taolisele kompleksile eraldi kaart.
Eeltoodud näites on esimesele reale määratud Intervalliks 60 ja Kordade arvuks 3, mis tähendab, et antud real määratud Tegevuse kohta koostatakse Isiku FF Tööülesannetesse kolm 60-päevaste vahedega meeldetuletust. Esimese konsultatsiooni tähtaeg on 67 päeva peale Lepingu rea Alguskuupäeva (Päevi lepingu algusest + Intervall). Teisele reale on sisestatud kliendile väljaõppe läbiviimise Tegevus. Kuna selle rea Intervalliks on määratud 0, on selle Tegevuse esimene tähtaeg samal päeval kolmanda konsultatsiooniga. Kui hooldusperiood on piisavalt pikk, loob programm uued kolm meeldetuletust konsultatsioonide kohta (esimene neist 60 päeva peale eelmise tsükli viimast Tegevust) jne.
Osa A
- Tegevuse tüüp
- Ctrl-Enter
Tegevuse tüüpide seadistus, Kliendihalduse moodul
- Määra Tegevuse tüüp. Tegevusi saad klassifitseerida vastavalt nende eesmärgile (telefonikõne, müügivisiit, seadmete hooldus jms).
- Isikud
- Ctrl-Enter
Isikute register, Üldine moodul
- Töötaja, kes peab Tegevuse läbi viima. Võid sisestada ka mitu komadega eraldatud Isikut.
- Kommentaar
- Siia sisestatud teksti näed Teeninduslepingust loodud Tegevuste päises asuval Kommentaari väljal.
- Kordade arv
- Siin määra ära, mitu korda programm antud reale sisestatud Tegevuse koostab, enne kui läheb järgmise rea juurde. Kui jätad välja tühjaks, on selle väärtus 1.
- Intervall
- Päevade arv, mis jääb kahe antud reale sisestatud Tegevuse vahele. Näites koostatakse uus CV Tegevus iga 60 päeva järel, ja uus ET Tegevus iga 180 päeva järel.
Osa B
- Koopia
- Ctrl-Enter
Isikute register, Üldine moodul
- Siia sisesta Isiku initsiaalid, kelle nime näed Tegevuse Koopia väljal. See peaks olema Isik, kes pole otseselt Tegevusega seotud, kuid peab siiski sellest teadlik olema. Siia saab sisestada ka mitme Isiku initsiaalid, eraldades need komadega.
- Tüüp
- Ctrl-Enter
Võimalikud valikud
- Siia sisestatud Tegevuse Tüüp määrab ära, kas uus Tegevus pannakse Kalendrisse või Tööülesannetesse.
- Sümbol
- Ctrl-Enter
Võimalikud valikud
- Sümbolit kasuta, kui oled Tüübiks määranud Tööülesanne. Nii paistab Tööülesannetes näha oleval Tegevuse kaardil siin tehtud valikut kujutav sümbol.
- Alati kui sisestad Lepingu, millega kaasnevad perioodilised Tegevused, registreeri need Lepingu Artiklite kaardi F osal:
Antud väljadel saad määrata erinevad Tegevuste kompleksid Lepingu igale Artiklile.
- Teenindusleping
- Ctrl-Enter
Teeninduslepingute register, Lepingute moodul
- Sisesta siia Teeninduslepingu kood. Sisestus määrab ära Lepingu reale koostatud Tegevuste arvu ja kirjelduse.
- Alguskp.
- Ctrl-Enter
Vali kuupäev
- Antud kuupäeva alusel arvutatakse Tegevuste kuupäevad.
- Eeltoodud Teeninduslepingu näites koostatakse esimene CV Tegevus 67 päeva peale siin määratud kuupäeva (Püäevi lepingu algusest + Intervall), ning esimene ET Tegevus 187 päeva peale siin määratud kuupäeva.
- Kui oled määranud reale Teeninduslepingu, pead sisestama ka Alguskuupäeva. Vastasel juhul ei saa Lepingut salvestada.
- Lõpukp.
- Ctrl-Enter
Vali kuupäev
- Sisesta Tegevuse viimane võimalik kuupäev.
- See kuupäev võib olla hilisem Lepingu Kuupäevade kaardil määratud Lepingu Lõpukuupäevast või Tühistamise kuupäevast. Nõnda saad näiteks planeerida telefonikõne peale Lepingu lõppemist, kontrollimaks, kas Klient soovib Lepingut uuendada. Kuid kui Leping tühistatakse ennetähtaegselt, tuleks Lepingule Tühistamise kuupäeva sisestamisel muuta ka antud välja, selleks et Lepingule enam Tegevusi ei koostataks.
- Lõpukuupäeva sisestamine pole kohustuslik. Tegevuste koostamise perioodi määrad hooldusfunktsiooni Koosta tegevused teeninduslepingutest rakendamisel. Selle perioodi lõppedes enam Tegevusi ei koostata.
- Viimane tegevus
- Kui Sa kasutad Lepingule Tegevuste koostamiseks hooldusfunktsiooni Koosta tegevused teeninduslepingutest, sisestub viimase Tegevuse kuupäev siia automaatselt. Kui Sa rakendad antud funktsiooni kogemata uuesti, ei looda Tegevusi siin määratust varasema kuupäevaga, selleks et neid mitte dubleerida. Kui Sa rakendad hooldusfunktsiooni hilisema perioodi kohta, koostatakse Tegevused vaid alates sellest kuupäevast.
- Kui oled Lepingu kinnitanud, loo Tegevused, kasutades hooldusfunktsiooni Koosta tegevused teeninduslepingutest. Selleks vali Fail menüüst Hooldused. Avanenud nimekirjas tee hiirega topeltklõps käsul Koosta tegevused teeninduslepingutest. Avaneb alltoodud aken:
- Periood
- Ctrl-Enter
Aruannete perioodide seadistus, Üldine moodul
- Sisesta periood, mille kohta Tegevused koostatakse. Tegevused koostatakse kas alates siin määratud perioodi alguskuupäevast või siis Lepingu rea Alguskuupäevast või Viimase tegevuse kuupäevast, milline iganes on kõige hilisem. Tegevused koostatakse kas siin määratud perioodi lõpuni või Lepingu rea Lõpukuupäevani – kumb iganes neist on varasem.
- Kui oled andnud vastava käsu, kuid Tegevusi ei koostata, võib olla põhjuseks see, et kõige varasem Tegevuse kuupäev (Alguskuupäev + Päevi lepingu algusest + Intervall) on hilisem määratud perioodi lõpukuupäevast.
- Leping
- Ctrl-Enter
Lepingute register, Lepingute moodul
- Vahemik Numbriline
- Sisesta Leping või Lepingud, millele Tegevused koostatakse. Tegevusi saab koostada ka kinnitamata Lepingule.
Funktsiooni käivitad, klõpsates Käivita. Seejärel viiakse Sind tagasi Hoolduste nimekirja aknasse. Igal uuel Tegevusel on manusena juures Leping, millest see koostati. Lepingu avamiseks klõpsa kirjaklambril.
|
