Ievads reģistrā Rēķini
Reģistrā Rēķini tiek glabāti uzņēmuma realizācijas ieraksti. Ik reizi, veicot pārdošanu, jāievada rēķins, tas jāizdrukā un jāaizsūta klientam. Tādējādi reģistrs Rēķini tiek izmantots vairāku uzdevumu veikšanai:
- izdrukātie rēķini tiek nosūtīti uz klientu aktiem kā maksājumu pieprasījumi;
- neapmaksātie rēķini reģistrā ir pamats debitoru atskaitēm;
- katrs rēķins var tikt grāmatots Finanšu modulī, tādējādi veidojot apgrozījuma un debitora skaitliskos rādītājus mēneša un gada vadības pārskatos. Ja nepieciešams, Finanšu moduļa grāmatojumos var veikt izmaksu kalkulāciju, kas palīdzēs veikt noliktavas uzskaiti Finanšu modulī. Šis process notiek automātiski, un tajā nav nepieciešama manuāla iejaukšanās. Reģistrā Rēķini var veikt šādus realizācijas grāmatojumus:
- Standarta rēķini tiek izrakstīti pirms maksājuma saņemšanas par preču piegādi vai darba veikšanu. Šādu rēķinu maksājumi jāievada reģistrā Maksājumi.
- Skaidras naudas rēķins tiek izrakstīts, saņemot maksājumu darba izpildīšanas laikā. Ievadot skaidras naudas rēķinu reģistrā Rēķini, Pirmais Ofiss to uzskatīs par apmaksātu, tāpēc nebūs nepieciešams ievadīt atsevišķu maksājumu reģistrā Maksājumi. Pirmais Ofiss var automātiski pārvaldīt Finanšu moduļa darbības (ierakstīt kases konta debetā nevis debitoru kontā).
- Priekšapmaksa ir iepriekšējs maksājums par precēm, kas tiks piegādātas, vai par darbu, kas tiks paveikts. Priekšapmaksas rēķinus var ievadīt tā, kā tas aprakstīts 1. punktā. Ja maksājums tiek saņemts pirms rēķina izrakstīšanas, tas jāievada reģistrā Maksājumi kā priekšapmaksas maksājums. Priekšapmaksas var piesaistīt rēķinam, to vēlāk saņemot, vai arī ievadīt kā skaidras naudas maksājumus, kā tas aprakstīts 2. punktā.
- Kredītrēķini tiek izmantoti rēķinu kļūdu labošanai vai arī, lai atceltu kļūdaini izveidotus rēķinus. Tie ir negatīvie rēķini, kas samazina apgrozījumu un debitoru summas. Arī šajā gadījumā Pirmais Ofiss var veikt grāmatojumu Finanšu modulī automātiski.
Ja vēlaties, lai programma automātiski veiktu visu iepriekš minēto rēķinu tipu darbības Finanšu modulī, Finanšu moduļa sagatavošanā Grāmatojumi no apakšsistēmāmatzīmējiet izvēles rūtiņu ‘Rēķini’.
Reģistrā Rēķini ierakstus var veidot, izmantojot šādas metodes:
- Ierakstus var veidot tieši reģistrā. Šī metode ir piemērota visu iepriekš minēto tipu realizācijas grāmatojumiem.
- Tos var veidot no reģistra Klientu pasūtījumi. Šī metode, visdrīzāk, tiks izmantota standarta rēķiniem un priekšapmaksu maksājumiem. Pēdējos var izveidot arī no maksājumiem.
Tālāk aprakstīta reģistra Rēķini un visu realizācijas grāmatojumu tipu izmantošana.
Pirms sākat rēķinu ievadīšanu, Sistēmas moduļa sagatavošanā Finanšu gadi jādefinē pašreizējais finanšu (grāmatvedības) gads. Sagatavošanā Numuru sērijas – Rēķini jādefinē arī rēķinu numuru sērijas.
Realizācijas moduļa Bāzes logā noklikšķiniet uz pogas [Rēķini]. Tiks atvērts logs ‘Rēķini: Pārskats’, parādot ievadītos rēķinus.
Rēķini tiek secīgi numurēti, un rēķina numuru parasti piešķir sistēma. Nākamajās kolonnās aiz rēķina numura ir ķeksītis (ja rēķins ir apstiprināts), klienta numurs un nosaukums, kā arī rēķina kopējā summa. Kredītrēķinu summas ailē būs burts “K”, bet soda naudas rēķini būs atzīmēti ar “S".
Kā visos pārskata logos, varat sakārtot ierakstus pēc noteiktas kolonnas, noklikšķinot uz kolonnas virsraksta. Lai veiktu kārtošanu apgrieztā secībā, vēlreiz noklikšķiniet uz kolonnas virsraksta. Saraksta pārskatīšanai izmantojiet ritjoslu loga labajā pusē. Lai atrastu noteiktu ierakstu, ievadiet atslēgvārdu loga augšējās daļas laukā [Meklēt]. Pirmais Ofiss meklēs pirmo atslēgvārdam atbilstošo ierakstu izvēlētajā kolonnā.
Reģistrā Rēķini varat veikt četras darbības:
|
