Uniformizar Códigos de Contacto y sus Personas de Contacto
Si estás en una versión posterior a HansaWorld Enterprise 5.0, sabes que los Clientes, Proveedores y las Personas de Contacto se encuentran el registro Contactos el cual está disponible desde diversos módulos del sistema. Sin embargo, si estás en una versión anterior a HansaWorld Enterprise 5.0, necesitarás copiar la información de tus Personas de Contacto desde el antiguo registro “Personas de Contacto” hacia el registro Contactos, no sin antes asegurarte de no haber utilizado el nombre de una Persona de Contacto en algún registro individual del sistema (por ej. Cartas a Clientes, Cotizaciones, Órdenes o Facturas).
El antiguo registro de Personas de Contacto se encuentra ahora en el módulo Técnico y es una opción (es decir, está en el listado de Opciones de este módulo). Puedes entonces utilizar esta opción para agregar nuevas Personas de Contacto al registro antiguo, sin embargo no podrás utilizar estas Personas de Contacto en otros registros puesto que esto es únicamente posible si la Persona de Contacto está en el registro unificado de Contactos.
Para convertir Personas de Contacto a Contactos, debes ir al módulo Técnico (siempre y cuando tengas los derechos de acceso necesarios a este módulo – ver Grupos de Acceso). En instalaciones multi-usuario, si eres el Administrador de Sistema, se recomienda que tu ficha Personal (registro Personas) tenga un Grupo de Acceso asignado cuyo Nivel Inicial de Acceso sea “pleno” y permita acceder completamente al módulo Técnico. En cambio, en una instalación mono-usuario deberás verificar que el Servidor esté correctamente especificado en la opción Configuración del módulo Sistema.
Para copiar Personas de Contacto al registro unificado de Contactos, deberás ejecutar la función de Mantenimiento ‘Convertir Personas de Contacto a Contactos’ (módulo Técnico). Si tu Base de Datos está dosificada en varias Empresas, deberás ejecutar la función por separado para cada Empresa.
- Inicia c/Cód.
- Pegado Especial
Clientes y Proveedores en registro Contactos
- Debes especificar aquí el Código de Contacto (Cliente o Proveedor) que representa al Contacto que obtendrá el primer registro individual de Persona de Contacto.
- Si especificas un Código de Contacto que ya ha sido utilizado, la función no copiará ninguna Persona de Contacto al registro Contactos.
- Procura especificar un Código de Contacto que use una cadena numérica lo suficientemente extensa para cubrir todas tus Personas de Contacto. Si este no es el caso, la cadena numérica será rellenada y las Personas de Contacto posteriores no podrán ser importadas. Por ejemplo, suponiendo que tienes 100 Personas de Contacto y tú ingresas 500 en este campo sabiendo que tienes un Contacto cuyo Código de Contacto es 550. Verás que podrán ser creados registros individuales de Contacto con Código 500-549 para las primeras 50 Personas de Contacto, sin embargo el resto no podrá ser importado. Si abres la lista Pegado Especial desde este campo, haz clic en el botón [Todos los Contactos] y ordena el listado según la columna ‘Cód.’ para que puedas ver el Código de Contacto más alto (en número) que ya ha sido utilizado. Si necesitas averiguar cuántas Personas de Contacto tienes y saber si la cadena numérica es lo suficientemente extensa, ejecuta el informe Cálculo de Registros especificando “ContactVc” en el campo ‘Registro’ (ventana de especificación del informe).
- Volviendo al diálogo del Mantenimiento, si no especificas nada en el campo ‘Inicia c/Cód.’, la función hallará el último registro individual de Contacto que cargaste y continuará la secuencia numérica desde ahí.
- Definir Cat. Clte.
- Pegado Especial
opción Categorías Cliente, módulo Ventas
- Cada registro individual en el antiguo registro Personas de Contacto se copiará a uno nuevo en el registro unificado de Contactos. En este sentido, si deseas hacer que estas Personas de Contacto obtengan una Categoría de Cliente, debes especificar esto aquí. Esto te ayudará a diferenciar Personas de Contacto frente a Clientes y Proveedores que también están en el registro Contactos.
- Vaciar Reg. Contacto al Terminar
- Tilda esta casilla para que la función elimine los registros individuales en el antiguo registro Personas de Contacto luego de copiarlos al nuevo registro unificado de Contactos. Si no tildas esta casilla, cada registro individual en el antiguo registro Personas de Contacto será marcado como Cerrado.
- El Mantenimiento copiará primeramente las Personas de Contacto al registro unificado de Contactos y luego eliminará los registros individuales respectivos en el registro antiguo. Si la función falla debido a un Código de Contacto repetido (según lo descrito en el párrafo del campo ‘Iniciar c/Cód.’), las Personas de Contacto que fueron copiadas, no serán eliminadas en el antiguo registro.
- Si no tildas esta casilla, podrás ejecutar nuevamente el Mantenimiento ‘Convertir Personas de Contacto a Contactos’, lo cual resultará en Personas de Contacto repetidas en tu registro unificado de Contactos.
