Koosta ostuarve
Ostutellimusest Ostuarve koostamiseks vali Operatsioonide menüüst käsklus Koosta ostuarve. Selleks peab Ostutellimus olema salvestatud. Teatud juhtudel, mida kirjeldame edaspidi, peab Hankija Kontaktikaardil olema määratud Kulukonto (
'Kontode' kaardil). Tavaliselt peaks Ostutellimusest olema koostatud vähemalt üks
kinnitatud Laosissetulek: erandeid kirjeldame edaspidi.
Funktsiooni valimisel koostatakse tavaliselt Ostuarvete registrisse (Ostureskontros) uus kaart ja avatakse aknas Ostuarve: Vaata paranduste tegemiseks ja kinnitamiseks. Erandiks on olukord, mida kirjeldame ka antud osa lõpus, kui Ostutellimuste seadistustes seadistustes on märgitud valik Lisakulude arved erinevatelt hankijatelt.
Ostuarvele sisestuvad andmed Ostutellimuselt ja vaikimisi on Arvel kõik Artiklid Ostutellimusega seotud
kinnitatud Laosissetulekutelt, mille eest pole arvet veel esitatud. Kui koostasid ja kinnitasid osalise Lähetuse, on Arvel vaikimisi kogus sellelt Lähetuselt. Kuidas andmed Ostutellimuselt Ostuarvele kantakse, sõltub Ostureskontros
Ostuarve seadistustes tehtud valikutest:
- Ühe summeeritud reana hankija kulukontoga
- ellitud Artiklid koondatakse Ostuarvel ühele reale ning konteeritakse samale Kulukontole (Kulukonto võetakse Hankija Kontaktikaardilt). Kui Artiklid Ostutellimusel kasutavad erinevaid KM-koode, on iga KM-koodi kohta Ostuarvel eraldi rida. Ostutellimuse ridade Objekte Ostuarvel ei näe.
- Summeerituna artikli ja projekti kaupa
- Iga Artikli/Projekti/Objekti kombinatsiooni kohta Ostutellimuselt on Ostuarvel omaette rida. Kulukontodeks on Artikliklassi, kuhu Artikkel kuulub, Laosissetuleku kontrollkonto (kui Laomooduli Kuluarvestuse seadistuses on märgitud valik Kasuta konteerimisel artikliklasse) või Laosissetuleku kontrollkonto seadistusest Lausendamine Ladu või Hankija Kontaktikaardil määratud Kulukonto. Konteeritakse Hankija käibemaksutsoonile kohaseid Kontosid. Ostutellimuse ridadel näidatud Objektid sisestuvad vastavatele Arveridadele. Kui Ostutellimuse mõni rida on seotud Projektiga (või kui Projektiga on seotud kogu Tellimus), lisatakse ka Projekti Objektid Arve vastavatele ridadele.
- Iga rida eraldi
- Iga tellitud Artikkel näidatakse Arvel omaette real. Kulukontodeks on Ostutellimuse B osal määratud Laovahekonto, Artikliklassi, kuhu Artikkel kuulub, Laosissetuleku kontrollkonto (kui Laomooduli Kuluarvestuse seadistuses on märgitud valik Kasuta konteerimisel artikliklasse) või Laosissetuleku kontrollkonto seadistusest Lausendamine Ladu või Hankija Kontaktikaardil määratud Kulukonto. Konteeritakse Hankija käibemaksutsoonile kohaseid Kontosid. Ostutellimuse ridadel näidatud Objektid sisestuvad vastavatele Arveridadele. Kui Ostutellimuse mõni rida on seotud Projektiga (või kui Projektiga on seotud kogu Tellimus), lisatakse ka Projekti Objektid Arve vastavatele ridadele.
Kui tahad kasutada HansaWorld Enterprise’i Intrastati aruandluse funktsiooni, märgi valik Summeerituna artikli ja projekti kaupa või Iga rida eraldi (kui aga
koostad Ostuarveid Laosissetulekutest, märgi kindlasti valik Iga rida eraldi).
Intrastat O/R dokumendil näed teiste EL riikide Hankijatelt ostetud Artikleid. Informatsioon kauba kohta võetakse vastavate Ostuarvete B osalt. Kui on märgitud üks nimetatud valikutest, on Ostutellimustest koostatud Ostuarvetel kogu aruande koostamiseks vajalik informatsioon.
Reeglina koostatakse arve vaid selliste Laoartiklite kohta, mis on lattu võetud (st on olemas vastav kinnitatud Laosissetulek). Sama kehtib ka Tavaliste ja Teenusartiklite kohta, kui kasutad valikut Ühe summeeritud reana hankija kulukontoga. Kui seda valikut mitte kasutada, lisatakse esimesele Tellimusest koostatud Ostuarvele Tavalised ja Teenusartiklid nende kogukogustega (peab olema kinnitatud Laosissetulek, kuid sellel ei pea Ostutellimusele kaasatud Tavalisi- ega Teenusartikleid olema). Antud reeglil on kolm erandit:
- Kui Ostuarve seadistustes on märgitud valik Kasuta alati ostutellimuselt täielikke koguseid. Sellisel juhul kaasatakse Ostuarvele kõik Ostutellimuse Artiklid olenemata tüübist ja sellest, kas need on lattu jõudnud: Laosissetuleku olemasolu pole kohustuslik.
- Ostutellimuse 'Tingimuste' kaardil on märgitud valik Arve enne laosissetulekut või Laoseadistustes on märgitud valik Ostuarve enne laosissetulekut. Sel juhul saad kogu Ostutellimuse kohta koostada Ostuarve enne Laosissetulekute koostamist.
- Laoseadistustes on märgitud valik Automaatne sissetulek tavalistele ja teenusartiklitele. Sellisel juhul ei koostata Teenusartiklite ja Tavaliste artiklite kohta Laosissetulekuid, nii et saad nende kohta koostada kohe Ostuarve, ka siis, kui Laosissetulekut pole registreeritud. Laoartiklid peavad enne Ostuarve koostamist olema siiski lattu saabunud, v.a. juhul, kui kehtib ka punktis 1 kirjeldatud olukord.
Kui kasutad seda võimalust ja lisad Ostutellimusele Tavalisi või Teenusartikleid, asendatakse Ostutellimuse salvestamisel Saadud kogus Tellimuse kogusega. Nii ei kaasata Tavalisi ja Teenusartikleid kunagi Ostutellimustest koostatud Laosissetulekutele. Samas tähendab see seda, et selliste Artiklite tellitud kogust ei saa peale Ostutellimuse salvestamist vähendada. See võimalus on mõeldud kasutamiseks olukorras, kus tuleb sageli koostada Ostutellimusi selliste teenuste nagu töö ja koolitus eest ning Laosissetulekuid koostada ei ole vaja.
Vajadusel saad Arveridade koguseid muuta. Saad ka lisada uusi ridu.
Seadistuse Lausendamine O/R valikutest Muuda arve koostamisel baasvaluutakurssi ja Muuda arve koostamisel valuutakurssi sõltuvad Baas- ja valuutavahetuskursid Ostuarve 'Valuuta' kaardil. Kui need valikud ei ole märgitud, võetakse kursid Ostutellimuselt. Kui need valikud on märgitud, kasutatakse Ostuarvel kõige värskemaid kursse, kuid Artiklite hindasid Valuutas ei muudeta. Seetõttu on Ostuarvel Ostutellimusest erinevad summad kohalikus valuutas (ja sellest tulenevalt ka Finantsis). Sinu jaoks jääb siiski kehtima kokkulepitud hind.
Kui Ostuarve on valmis, märgi valik Kinnita ja salvesta kaart. Koostatakse kanded Finantsi (kui oled nii määranud Allsüsteemide seadistuses Finantsis ja seadistuses Numbriseeriad - Ostuarved) ja kinnitatud Ostuarvet enam muuta ei saa.
Ostuarvete kaardi kohta loe palun lähemalt siit, kust leiad ka üksikasjalise Arvete kinnitamise ja finantskannete kirjelduse.
Ostuarve sulgemiseks ja Ostutellimuse juurde tagasi pöördumiseks sulge aken sulgemisruudust. Salvesta tehtud muudatused. Arvega kogus Ostutellimuse C osal muudetakse automaatselt (muudatuse nägemiseks pead Tellimuse korraks sulgema). Kui kasutad valikut Ühe summeeritud reana hankija kulukontoga, muudetakse Arvega kogust alles Ostuarve kinnitamisel. Seepärast ole tähelepanelik uue Arve koostamisel enne esimese kinnitamist.
Ostutellimus ja Ostuarve on omavahel seotud Kirjaklambri kaudu. Nii saad Ostuarvet vaadates lihtsalt avada Tellimuse ja vastupidi. Seotud kaartide vaatamiseks klõpsa Kirjaklambri sümbolil. Avanenud nimekirjas tee soovitud real hiirega topeltklõps kaardi avamiseks.
Kui funktsiooni käivitamisel Ostuarvet ei koostatud, on võimalikud põhjused järgmised:
- Hankija on suletud.
- Ostuarve seadistustes on märgitud valik Ühe summeeritud reana hankija kulukontoga või Summeerituna artikli ja projekti kaupa ning Hankijale ei ole Kulukontot määratud.
- Kõigi Ostutellimuse Artiklite kohta on arved juba koostatud.
- Sa kuulud Kasutajagruppi, kellel pole lubatud koostada Ostutellimustest Ostuarveid. Vastaval Kasutajagrupil on keelatud toiming Ostuarve koostamine ostutellimusest.
- Seadistuses Numbriseeriad – Ostuarved (Ostureskontros) puudub kehtiv numbriseeria. Viga võib olla antud seadistuses või on kasutaja Isikukaardil või Üldise mooduli seadistuses Numbriseeriad vaikimisi märgitud vale Ostuarvete numbriseeria. Sellised vead esinevad tavaliselt aasta alguses. Kui muudad numbriseeriat Isikukaardil, pead muudatuse jõustumiseks tegema programmile restardi.
Kui
Ostutellimuste seadistustes on märgitud valik Lisakulude arved erinevatelt hankijatelt, ei koostata Ostuarvet koheselt, vaid avaneb järgmine aken:
Toimi järgmiselt vastavalt infole esitatud ostuarvel:
- Kui Ostuarvel on Artiklid Ostutellimuselt, jäta Hankija valimata (Hankija sisestub Ostutellimuselt). Kui Arvel on näidatud ka lisakulud, jäta Hinna valik aktiivseks ja märgi muud vajalikud valikud. Seejärel kliki Käivita.
- Kui Ostuarvel ei ole Artikleid Ostutellimuselt (arve esitatakse vaid lisakulude eest), määra Hankija, kasutades Ctrl-Enter klahvikombinatsiooni, märgi vajalikud lisakulude valikud, võta maha valik Hind ja kliki Käivita.
Funktsiooni käivitamisel koostatakse Ostuarve, nagu kirjeldatud eespool. Transpordi-, tolli- ja lisakulud konteeritakse vastavatele vahekontodele seadistusest
Lausendamine Ladu. KM-koodid, millest sõltuvalt arvestatakse lisakuludelt käibemaks, võetakse seadistusest
Lausendamine O/R.
Kuna sageli esitatakse Artikli(te) ja lisakulude kohta eraldi arved, on võimalik iga hetk Ostutellimus taas avada ja koostada vastavad Ostuarved. Artikli(te) kohta saab koostada vaid ühe Ostuarve.
