Importar Datos Estándar
El Paquete de Instalación de HansaWorld Enterprise contiene una serie de archivos con datos estándar. Esto incluye Diseños de Formularios y un Plan de Cuentas. En este sentido, puedes realizar la importación de algunos o todos los datos estándar hacia tu base de datos y luego modificarlos para que se adecuen a tus requerimientos específicos. Dependiendo de cuáles sean tus requerimientos, resultará más fácil utilizar estos datos estandarizados en vez de diseñar todo desde cero. HansaWorld recomienda especialmente los Diseños de Formularios incorporados en versiones estándar.
Los siguientes archivos vienen incluidos en el paguete de instalación:
Para importar uno o más de estos archivos, sigue las instrucciones a continuación (más abajo). En caso que tengas más de una Empresa, el archivo en cuestión será importado únicamente hacia la Empresa en la que estás trabajando. (Deberás repetir estos pasos para cada una de las Empresas):
- En una instalación multi-usuario, asegúrate de ser la única persona conectada en la instalación (mientras realizas el proceso de importación). No se puede ejecutar la importación cuando dos o más usuarios están en el sistema.
- Asegúrate de estar en el módulo Sistema.
- Haz clic en el botón [Rutinas] dentro del Panel de Control y luego haz clic en el botón [Importaciones]. Así aparecerá la ventana ‘Importaciones’:
- Haz doble clic en ‘Automático’ o resalta esta función y luego presiona Enter. Así se abrirá la ventana ‘Importar Archivos Disponibles’ (con extensión .txt). Todos estos archivos se encuentran en las carpetas "Backup" y "Setup" dentro de la carpeta mayor que contiene la aplicación HansaWorld Enterprise:
- Haz doble clic en el archivo que deseas importar.
Así se realizará la importación de este archivo mientras una ventana te informa sobre el progreso de la función.
Cuando finalice la importación, puedes repetir estos pasos para realizar otra importación.
Si decides importar el Plan de Cuentas estándar, luego podrás cambiarlo para que se adecue mejor a tus requerimientos. Nota Importante: Toma en cuenta que otras opciones que eventualmente serán importadas (desde el archivo UKACCS1.TXT), asumen que estarás utilizando el Plan de Cuentas estándar. Por esta razón, si alteras el Plan de Cuentas deberás también cambiar las opciones implicadas. Por ejemplo, si cambias el Código de una Cuenta IVA por Pagar, asegúrate de cambiar respectivamente todos los Códigos IVA y la Definición del Informe IVA también.
Por favor, abre aquí para más información sobre la importación de datos en HansaWorld Enterprise.
Si no deseas utilizar los datos estándar...
Puedes decidir no utilizar los datos y esquemas estandarizados proporcionados por el sistema y en su lugar, utilizar libremente tus propios esquemas contables. Si decides esto, por favor revisa la sección ‘Principios Contables’ de nuestro manual para ver un resumen de algunos principios contables básicos. Luego, necesitarás crear tu Plan de Cuentas y definir algunos Ejercicios Contables en el módulo Sistema. Después, deberás configurar tus Códigos IVA en el módulo Contabilidad. Además, deberás asegurarte que las Cuentas correctas hayan sido definidas para ser utilizadas por las distintas funciones. Para esto deberás utilizar las opciones Manejo de Ctas. Ventas, Manejo de Cuentas de Compra y Manejo de Cuentas de Stock. También deberás verificar tu registro Grupos de Ítem y la opción Formas de Pago. Finalmente, tienes que definir diversos informes como ser el Balance, Ratios Financieros, Estado de Resultados e IVA.
Importación de tu propio Plan de Cuentas
Si has optado por HansaWorld Enterprise luego de haber manejado otro sistema inferior de contabilidad computarizada, existe la posibilidad de importar el Plan de Cuentas que se usó para ese sistema. Esto tiene tres ventajas: 1) El procedimiento de importación es relativamente rápido (en comparación al proceso manual), 2) Las probabilidades de error se reducen, 3) Te sentirás familiarizado con el Plan de Cuentas.
Para importar tu propio Plan de Cuentas, debes copiarlo a un archivo de texto y luego seguir las instrucciones para la importación (ver inicio de esta página). Para más detalles sobre la composición del archivo de texto de importación, por favor consulta tu representante HansaWorld local.
El siguiente paso en la configuración de una nueva Base de Datos es solicitar una Clave de Internet.
