- Facturas de Venta
Las Facturas son algo obligatorio para el pago a Clientes. Podrás por tanto, crear Facturas en el módulo Ventas para poder hacer un seguimiento de aquello que alguien le adeuda a tu empresa y especificar quién es ese alguien. La creación de Facturas provoca la creación de un Asiento Contable el cual debita de la Cuenta Deudor (y así puedas cuadrar aquello que alguien le adeuda a tu empresa) y abona una Cuenta de Ventas (por lo general, existe más de una Cuenta de Venta para hacer el seguimiento a diferentes productos) y, en la mayoría de los casos, abona también una Cuenta Impositiva. Luego de crear Facturas en el módulo Ventas, la creación de Asientos Contables se hace de manera automática. Aquí abajo vemos un Asiento usual de este tipo:
Existen varios métodos para seleccionar las Cuentas que se utilizarán en un Asiento en particular. Puedes configurar la Cuenta Deudores según el Cliente o su categoría. Puedes utilizar diferentes Cuentas de Venta para los diversos Grupos de Ítem o para Ítems individuales. Puedes también controlar la Cuenta Impositiva a través del Código IVA. En adición, un Asiento puede incluir cifras relacionadas al Costo de Ventas y remitirlas a la Cuenta Costo de Ventas o Stock. Las alternativas son muchas y todas se describen en esta sección.
Cada Factura individual (luego de su aprobación), determina cómo se estructurará el Asiento Contable resultante. Las Cuentas se pueden seleccionar de la siguiente manera:
Cuenta de Ventas
Las Cuentas de Venta registran los niveles de ventas según tipos diferentes de Ítem. Para determinar la Cuenta de Venta que se utilizará al vender un Ítem, haz clic en la pestaña B cuando estés cargando una Factura. Esto hará que puedas especificar una Cuenta de Venta para cada fila (columna ‘Cta.). Como ves, se puede especificar Cuentas de Venta diferentes para cada fila de una Factura.
Cuando agregues una fila a una Factura, se colocará por defecto una Cuenta de Ventas en la columna ‘Cta.’. Esta Cuenta de Venta se determina de la siguiente manera:
- Cuando ingresas un Número de Ítem, si existe una Lista de Precios en la solapa 'Entrega' de la Factura y si existe un registro individual en el registro Precios para la combinación correcta de Ítem/Precio, la Cuenta de Ventas será extraída de ese registro individual de Precio. Si esta Cuenta de Ventas estuviese vacía o si no hay ningún registro individual apropiado en el registro Precios, sucederá lo siguiente:
- La Cuenta de Ventas será extraída del archivo individual del Ítem (registro Ítems). Si este archivo estuviese vacío…
- La Cuenta de Ventas será extaída del Grupo de Ítem que ha sido especificado para el Ítem en cuestión. Si este Grupo de Ítem está vacío o si no hay ninguno especificado para el Ítem en cuestión o si ningún Código IVA ha sido cargado en la fila correspondiente de la Factura, sucederá lo siguiente:
- Se utilizará la Cuenta de Ventas ingresada será en la opción Manejo de Ctas. Ventas para la zona a la que pertenece el Cliente. Existen tres zonas (Local, Europa y Exportación) y cada una de ellas puede tener Cuentas de Venta diferentes.
Si la cuenta que ha sido seleccionada no está en el registro
Cuenta, el sistema te dará el mensaje “Falta Cuenta de Venta, Revisar Manejo de Ctas. de Ventas”. Esto se hará cuando intentes guardar la Factura.
Cuenta Impositiva (IVA)
Cuando cargas una Factura, primero debes especificar un Código IVA en cada fila. El código de IVA se refiere a una registro de Código de IVA el cual determinará la Cuenta Debito IVA en Asiento Contable consecuente y también determinará el tipo de cambio para cobrar el IVA. Antes de ingresar Facturas, debes especificar los Códigos IVA. Para esto, utiliza la opción Cód. IVA en el módulo Contabilidad.
Cuando cargues algunas filas de una Factura, no podrás dejar en blanco la columna ‘IVA’ (pestaña B). Por defecto, se colocará automáticamente un código IVA el cual fue seleccionado de la siguiente manera:
- Usualmente se utilizará el Código IVA Ventas especificado en el registro Contactos. Por lo general, solamente debes especificar un Código IVA Ventas para un Cliente en particular si por alguna razón tu método habitual de IVA no aplica a ellos (por ej. cuando el Cliente es un ente de caridad). Si este espacio queda vacío:
- Se utilizará el Código IVA usado para el Ítem en cuestión (registro Ítems) cada vez que cargues el Número de Ítem. Si este espacio queda vacío:
- El código IVA será extraído del Grupo de Ítem especificado para el Ítem. Si este espacio queda vacío o si no existe ningún Grupo de Ítem especificado para el Ítem; o si ningún Código de Ítem ha sido especificado para la fila de la Factura en cuestión:
- Se utilizará el Código IVA en la opción Manejo de Ctas. Ventas según la zona a la que pertenece el Cliente.
Si el código IVA seleccionado no se encuentra en la opción
Cód. IVA, aparecerá el siguiente mensaje en pantalla: ???Código no Registrado” cada vez que intentes guardar la Factura.
Según la ilustración al iniciar esta página, el Código IVA se copiará a la fila correspondiente dentro del Asiento. Así se podrá abonar la Cuenta de Venta. Si deseas también que el Código IVA se copie a la fila del Asiento para que puedas abonar la Cuenta Débito IVA, tilda la casilla ‘Agregar Cód. IVA a filas de Cta. IVA” en la opción Opciones Asiento en el módulo Contabilidad.
Control de Cuentas Deudores
Cuando cargues el Cliente en una Factura, se escogerá una Cuenta Deudor y ésta aparecerá en la solapa ‘Entrega’. Podrás sobrescribir este dato si es necesario. La cuenta será elegida de la siguiente manera:
- Se utilizará aquella Cuenta de Deudor especificada en la Categoría de Cliente a la que pertenece el Cliente. Si esto estuviere vacío o si el Cliente no pertenece a ninguna Categoría de Cliente, sucederá lo siguiente:
- Se utilizará la Cuenta Deudor (o la Cuenta Efectivo cuando la factura sea una Factura de efectivo) según lo ingresado en la opción Manejo de Ctas. Ventas.
Si la Cuenta seleccionada no existe en el registro
Cuentas, el sistema te dará el mensaje “Cuenta no registrada” cada vez que intentes guardar la Factura.
Cuenta de Stock y Cuenta de Costo
Cuando tu empresa vende mercaderías desde stock, el Asiento Contable generado desde la Factura puede incluir datos relacionados al costo de las mercaderías y referentes a los Ítems que han sido despachados (estos dos tipos de datos se conocen como ‘Contabilidad de Costo’ en HansaWorld Enterprise. Puedes determinar que la contabilidad de estos datos (costo y volumen de ítems salientes) se realice cuando apruebes Facturas o cuando apruebes Notas de Entrega; o cuando decidas no realizar en absoluto ninguna consideración referente a contabilidad de costo.
La Contabilidad de Costo por lo general recae únicamente sobre Ítems de Stock. Si has determinado que la contabilidad de costo se efectuará cuando apruebes Facturas, esto implicará que además de las cifras remitidas a las Cuentas Ventas, IVA y Deudores, también se debitará los datos correspondientes de las Cuentas Costos de Venta y se abonará la Cuenta de Stock específica. Algunas otras opciones (seteos) referentes al control de la contabilidad de costos se encuentran aquí aquí.
La Cuenta Costo de Venta que ha sido debitada por causa de la contabilidad de costos, estará determinada de la siguiente manera:
- Si no has tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’ (opción Contabilidad de Costos), se utilizará la Cuenta Costo para el Ítem en cuestión. Para esto, ve al módulo Stock donde se encuentra la opción Contabilidad de Costos. Si este es el caso, se utilizará la Cuenta Costos especificada en la solapa 'Cuenta' del Grupo de Ítem (módulo Ventas) al cual pertenece el Ítem.
- En todos los demás casos (ej. cuando la Cuenta Costos para el Ítem o Grupo de Ítem esté vacía), se utilizará la Cuenta Costos especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
La Cuenta de Stock abonada por causa de la contabilidad de costo, estará determinada de la siguiente manera:
- Se utilizará la Cuenta de Stock especificada para la Ubicación de stock. Si ésta estuviera vacía o si no existe ninguna Ubicación de stock especificada:
- Si has tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’, se utilizará la Cuenta de Stock especificada en la solapa 'Cuenta' del Grupo de Ítem.
- En todos los demás casos, se utilizará la Cuenta de Stock especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Existen varios modelos (conocidos como “Modelos de Costo”) que están disponibles y que sirven para hacer que el valor de la contabilidad de costo sea calculado (por ej. precio costo, precio FIFO, precio costo promedio ponderado). En este sentido, puedes utilizar un modelo de costo diferentes para cada
Ítem o
Grupo de Ítem, o puedes utilizar un solo Modelo de Costo por defecto. Todos los detalles de esto se encuentran en la página respectiva de la opción
Contabilidad de Costos.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, el sistema te dará el mensaje “Falta Cuenta Costo” o “Falta Cuenta de Stock” cada vez que intentes guardar la Factura.
Cuenta Redondeo
Si decides redondear el monto de la Factura al número entero más cercano (en valor monetario – Euro, Libra, etc.), deberás especificar una Cuenta Redondeo en la opción Manejo de Ctas. Ventas. Alternativamente, también puedes especificar una Cuenta Redondeo - Pérdida (campo ‘Perd. Redondeo’) en la misma opción – toma en cuenta que si no haces esto, las ganancias y pérdidas en redondeo serán remitidas a la Cuenta Redondeo – Ganancia (campo ‘Gan. Redondeo’). Para activar la funcionalidad del redondeo debes utilizar la opción Redondeo y Redondeo de Moneda en el módulo Sistema.
Este capítulo describe los asientos más comunes:
