HansaWorld - Integrated ERP and CRM

Bienvenido a los manuales online de HansaWorld Enterprise

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La familia de productos de HansaWorld Enterprise esta formada por varios productos con funcionalidades contables, sistemas de ERP y CRM para ambientes Windows, Mac OS X, Linux, PocketPC 2003 y AIX.

Los programas son diseñados para hacer de las tareas administrativas y contables tan fáciles y rápidas como sea posible. Son muy similares en cuanto al aspecto operacional sin importar la plataforma. En las áreas específicas donde existan diferencias significativas, estas serán descritas e ilustradas por completo. En el resto de los casos los gráficos serán tomados de la versión para Windows XP.

Los textos en corchetes - [Guardar], [Cancelar] - se refieren a los botones de la pantalla.

El término abreviado "Hansa" es utilizado en estos manuales para hacer referencia al producto HansaWorld Enterprise, mientras que "HansaWorld" hace referencia al grupo corporativo.

Introducción a Proyectos

El módulo de Proyectos de Hansa ha sido diseñado principalmente para empresas del sector de servicios, cuyos ingresos están basados sobre todo en el trabajo de sus empleados. Estas empresas generalmente facturan su trabajo por hora, día o semana. En muchos casos, los bienes y materiales son también proporcionados y cobrados a los Clientes. los Precios acordados pueden variar considerablemente, por ejemplo, desde un precio establecido para un Proyecto completo a la variación de las horas cargadas por cada empleado, por tarea y por Cliente. El sistema de proyectos y facturación del tiempo debe ser lo suficientemente flexible para manejar todas las combinaciones posibles de una manera sencilla y útil.

La necesidad de un sistema de proyectos y facturación del tiempo se hace presente incluso en las pequeñas empresas tan pronto como la tarea de administrar el proyecto se vuelve más sofisticada. Se dice que cuando una pequeña empresa consultora llega a tener más de 20 o 30 consultores esta ha llegado a su límite. Desde ese momento, una mayor expansión requerirá de más de un gerente a tiempo completo para las ventas y la administración, y la rentabilidad es generalmente afectada. Al simplificar el manejo de los proyectos, Hansa permite que este límite pase a un nivel superior.

En una empresa del sector de servicios, la utilización del tiempo de los empleados es vital para el éxito de la misma. Una hora no registrada es una pérdida y no podrá ser recuperada. La clave para la rentabilidad es una administración constante y sistemática de los Proyectos, horas trabajadas y facturadas: el objetivo de cualquier sistema de facturación del tiempo debe ser ayudar a las empresas a ser más eficientes en estas áreas. No obstante cada empresa tiene su propio estilo para cobrar y monitorear Proyectos y empleados. Por ello, Hansa posee una variedad de informes muy flexibles que pueden proporcionar a los gerentes la información que ellos precisan.

El módulo de Proyectos de Hansa ha sido diseñado para permitir que cada empleado mantenga su propia Planilla Horaria, ingresando los datos preferentemente de forma diaria. Estas Planillas Horarias son monitoreadas por los gerentes, y necesita ser aprobada antes de que se pueda facturar, posiblemente de forma semanal. Los errores pueden ser corregidos o revertidos antes de generar las Facturas. Existe un control total sobre la facturación, y las Planillas de Trabajo pueden editarse hasta que sean aprobadas.

La principal función de este módulo es acumular información sobre el tiempo trabajado y los materiales o servicios proporcionados para un determinado proyecto, tarea, misión, cliente o trabajo. Una vez que toda esta información ha sido reunida, puede ser comparada con el presupuesto, monitoreada y, en la mayoría de los casos, facturada. El módulo se enfoca en los ingresos, no así en los costos. La parte de costos de cada transacción es manejada usualmente con el módulo Contabilidad por medio del uso de centros de costo o contabilización por Objetos.

El módulo Proyectos de Hansa está integrado con el resto de sistema. Las Facturas por servicios y Proyectos pasan al módulo Ventas de Hansa, donde son tratadas como Facturas normales. El módulo Ventas se encuentra a su vez integrado al de Contabilidad.

Proyectos de Hansa interactúa con otros módulos de Hansa. El siguiente diagrama ilustra los registros en el módulo, junto con los demás registros que forman parte del proceso para el manejo de los proyectos. A la izquierda están los cinco registros del módulo Proyectos. En la parte inferior se encuentran los registros de otros módulos que interactúan con Proyectos, y que proporcionan la información necesaria para un manejo eficiente de los proyectos. Existen además varias opciones que pueden influenciar el comportamiento del módulo.

Cuando el módulo está siendo usado, los Proyectos y Presupuestos sin definidos en sus registros respectivos. Las Planillas Horarias y/o Actividades son ingresadas, registrando el trabajo que se ha realizado. La información, junto con los ítems facturables específicos (gastos, bienes y materiales, uso de recursos internos y salidas de stock, especificados en los registros adecuados), son transferidos al registro Transacción de Proyecto de forma automática. Este guarda cada ítem facturable por separado, especificando en detalle las cantidades, y precios que serán facturados y cargados a cada Proyecto.

Este proceso está ilustrado en el siguiente diagrama:

Las Transacciones de Proyectos son completamente editables antes del proceso de facturación. Los Facturas Preliminares basadas en Transacciones de Proyecto editadas, son entonces generadas. Estas son guardadas en el registro Facturas del módulo Ventas. Las mismas podrán ser editadas antes de ser aprobadas.

Estas Facturas reflejan de forma precisa el trabajo que se realizó para completar un Proyecto. En algunas circumstancias, basar la facturación en los costos actuales no será apropiado. En lugar de ello, el método de facturación por costos fijos será recomendado. Este puede ser especificado ingresando los costos fijos en el registro Presupuesto Proyecto . La rutina de facturación detectará automáticamente si una Factura debería tener costos fijos o actuales.

Se encuentran disponibles informes concernientes a los empleados y al registro del tiempo, al igual que varios informes que muestran el estado de los Proyectos. Cuando son ejecutados en pantalla, los informes poseen la funcionalidad drill-down que hacer que el análisis y control sean realizados de forma rápida y fácil.

Introducción al Módulo Contratos

El módulo Contratos ha sido diseñado para ser utilizado por empresas que proporcionan productos o servicios que son facturados en intervalos regulares, como alquileres, suscripciones o contratos de mantenimiento.

Los contratos o acuerdos individuales son ingresados en el registro Contrato, y luego Facturas periódicas son generadas cuando se utiliza una función especial. Estas pasan al módulo Ventas de Hansa, dónde son tratadas como si fuesen facturas normales.

El módulo también proporciona las herramientas para el manejo de cotizaciones y licitaciones para Contratos. Se puede mantener la historia de las modificaciones a las cotizaciones, y las que fueron aprobadas pueden convertirse fácilmente en Contratos.

Introduction

HansaWorld FirstOffice Start is an integrated accounts and office administration tool for Macintosh and Windows. It includes Sales, Purchase and Nominal Ledgers, and a Calendar and Task Manager that you can use for contact and diary management. The abbreviated term "FirstOffice" is used throughout these web pages when referring to HansaWorld FirstOffice Start.

In this introductory section, we will describe the steps you need to follow to get started with FirstOffice. Topics covered include installation and the creation of a new database.

Introduction

When you create a database or open an existing one, FirstOffice's desktop will appear, with the Master Control panel in the centre of the screen. You can use the icons in this panel as shortcuts to different parts of the program.

You can carry out most operations in FirstOffice in three different ways:

Selecting an option from a menu
Clicking a button in the Master Control panel
With a keyboard command

Use the method you feel most comfortable with. In the beginning you may find it easiest to select from menus or from the Master Control panel, but when you get more used to the program, you will find the keyboard commands faster to work with.

Introduction

Managing your own business is often a rewarding undertaking, but with it come a number of obligations. One is the requirement to keep your accounts up to a certain standard. The legal requirements differ with the type of business and the country of operation, but regardless of these there can be great advantages in having your books in order. In this section some of the basic concepts used in accounting, and their integration into FirstOffice, are described.

Introduction

Before starting work with FirstOffice, you should first have created a new database into which you have entered information about your company, the current fiscal year, a set of VAT Codes and a Chart of Accounts. If this is not the case, please turn back to the Starting FirstOffice section of these web pages before proceeding.

Introduction

Settings allow you to tailor FirstOffice's operation to your requirements. Many settings take the form of preferences: examples include Account Usage S/L and Account Usage P/L, which you can use to inform FirstOffice which Account is to be used in a particular situation (e.g. the Debtor and Creditor Accounts). Other settings require a number of records to be entered: this information tends to be used in 'look-up' tables (i.e. 'Paste Special' windows) from the main registers.

To edit or add to a setting, elect 'Settings' from the File menu or click the [Settings] button in the Master Control panel. You can also use the keyboard shortcut Ctrl-S (Windows) or ⌘-S (Macintosh).

The 'Settings' list window opens, showing the various settings or preferences available in FirstOffice:

Double-click any of the items in the list to view, change or add to any of the settings.

Introduction

Base registers typically contain information that is then used elsewhere. This information will not itself be changed very often. For example, the Customer register is effectively a list of Customer names and addresses that will be referred to from the Calendar and from Invoices and Receipts.

FirstOffice contains three base registers. You can open them by clicking the buttons in the Master Control panel:

The following pages contain descriptions of the base registers:

Introduction

Each transaction register represents a particular type of accounting transaction. Invoices, Receipts (payments that you receive against Invoices that you have issued), Purchase Invoices and Payments (that you issue against Purchase Invoices) are each stored in separate registers. The Transaction register is used for all other kinds of transaction (e.g. credit card payments, salaries, transfers between bank accounts).

The Invoice and Receipt registers make up FirstOffice's Sales Ledger, while the Purchase Invoice and Payment registers make up the Purchase Ledger. These four registers are sometimes described as 'Sub Systems'. When you enter a record to any one of these registers and then approve and save it, a corresponding record will be created automatically in the Transaction register. The Transaction register is FirstOffice's Nominal Ledger.

FirstOffice contains five transaction registers. You can open them by clicking the buttons in the Master Control panel:

The following pages contain descriptions of each transaction register:

Introduction

The Calendar and Task Manager are simple and efficient tools for keeping track of contacts with Customers and for planning activities of all kinds. You can use them to record the different tasks and events in the business day, such as customer contacts for sales, service support, consultancy appointments etc. In FirstOffice, each task and event is saved as a separate record in the Activity register. The Calendar and the Task Manager allow you to view, review and change your Activities, and to add new ones (to keep your Activities separate from those of other users, you cannot open the Activity register itself). You can use the Activity register as a planning and monitoring tool for a sales force, or as a tool to log telephone calls to a customer service centre, and in many other ways. As with all FirstOffice features, there is a great deal of flexibility, and different users will adapt it to their own requirements.

Introduction

Use the 'Documents' function to print particular documents or Forms in batches. To begin printing documents, select 'Documents' from the File menu or click the [Documents] button in the Master Control panel. You can also use the Ctrl-D (Windows) or ⌘-D (Macintosh) keyboard shortcut.

The 'Documents' list window opens, showing the documents that can be printed from FirstOffice. Each item ("Document") will be printed using a different Form.

To print a document, follow this procedure:

Double-click the appropriate item in the 'Documents' list.
A specification window will then appear, where you can determine the documents that you want to be printed (e.g. which Invoices are to be printed). The specification window for each document is described in detail on the pages describing each document.
Click [Run] to print the documents.
Close the 'Documents' window using the close box.

Each document will be printed using a different Form. To determine the Form that will be used when a document is printed, follow this procedure (when FirstOffice is supplied, a sample Form is attached to each document):

For each option, design a Form (or change the sample Form supplied to reflect your own requirements) using the Forms setting.
Open the 'Documents' window using the 'Documents' item on the File menu or by clicking the [Documents] button in the Master Control panel.
Click once on each item in the list and select 'Define Document' from the Operations menu. In the subsequent window, assign a Form (or more than one Form) to each document: this window is fully described here.
You only need use the 'Define Document' function once for each document. Afterwards, Form selection will be automatic.

The selection process for each document is described on the pages describing each document. In all cases, leave all the fields in the specification window blank if documents for all the records in the database are to be printed. If it is necessary to restrict the number of documents printed, use the fields as described.

It is often possible to report on a selection range, such as a range of Invoice Numbers. To do this, enter the lowest and highest values of the range, separated by a colon. For example, to report on Customers 001 to 010, enter "001:010" in the Customer field. Depending on the field, the sort used might be alpha or numeric. In the case of an alpha sort, a range of 1:2 would also include 100, 10109, etc.

Introduction

To print a report in FirstOffice, select 'Reports' from the File menu or click the [Reports] button in the Master Control panel. You can also use the Ctrl-R (Windows) or ⌘-R (Macintosh) Keyboard shortcut.

The 'Reports' list window opens, showing the reports available in FirstOffice:

To print a report, double-click the appropriate item in the list. A specification window will then appear, where you can decide what is to be included in the report. Leave all the fields in the specification window blank if the report is to include every record in the relevant register. If you need to restrict the coverage of the report, use the fields as described individually on the pages describing each report.

It is often possible to report on a selection range, such as a range of Customers, or a range of Items. To do this, enter the lowest and highest values of the range, separated by a colon (:). For example, to report on Customers 001 to 010, enter "001:010" in the Customer field. Depending on the field, the sort used might be alpha or numeric. In the case of an alpha sort, a range of 1:2 would also include 100, 10109, etc. Similarly, wherever a report period is required, enter the start and end dates, again separated by a colon (e.g. 01/01/2005:31/01/2005).

Use the Media options at the bottom of the specification window to determine the print destination of the report. The default is to print to screen. You can initially print to screen and subsequently send the report to a printer by clicking the Printer icon at the top of the report window. You can also print the report to disk as a text file. This will be useful if you want to format the report in your house style before printing.

When you have specified what is to be included in the report, click [Run] to print the report.

Introduction

You can export several different types of information from FirstOffice. You can incorporate the exported information in external programs such as spreadsheets, word processors etc. Apart from those created by the Back-up functions, all exports are output in simple text format, with fields separated by tabs.

To produce an export file, select the 'Exports' item on the File menu or click the [Exports] button in the Master Control panel.

The 'Exports' list window opens, showing the Exports that can be produced from FirstOffice.

Double-click the appropriate item. A specification window will then appear, where you can decide the contents of the export file. Click [Run] again and a 'Save File' dialogue box will appear, where you can name the file and determine where it is to be saved.

Be careful when opening a FirstOffice Export file with Microsoft Excel with the intention of editing it before importing it to a new database. Under certain circumstances, Excel will, when opening a text file, convert some variables that it interprets as dates into its own internal date format. Where you are expecting a date to appear in the spreadsheet you may see a number such as "35475". When you save the spreadsheet again as a text file these variables will not be converted back to date format. So, if you import this text file to FirstOffice, the dates will all be wrong. To avoid this problem, make sure you use the third step of Excel's Import Wizard to set all imported columns to 'text' format (highlight all the columns in the Data Preview area using the Shift key and select 'Text' as the Column Data Format).

You cannot open files created using the 'Database Text Backup' and 'Company Text Backup' functions in Excel as they are not text files.

Introduction

The 'Imports' function allows you to import information from tab-delimited text files exported by other FirstOffice databases or Companies, or from other applications such as spreadsheets. It also imports the encrypted back-up files created by the Company Text Backup and Database Text Backup Export functions.

When you select the function using the 'Imports' item on the File menu, an 'Imports' list window appears:

There are three import options: double-click one to start the import process. An 'Open File' dialogue box will appear, asking you to locate the file to be imported. Click [Open] and the import will begin.

Welcome to the FirstOffice Start manuals online

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HansaWorld FirstOffice Start is a powerful accounting system for the Windows, Linux and Macintosh platforms. The program is practically identical in the three environments, and is designed to make administration and accounting as easy and fast as possible. In the specific areas where there are significant differences, these are described and illustrated in full. In all other cases all illustrations are taken from the Windows XP version.

Text in square brackets - [Save], [Cancel] - refers to buttons on screen.

Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on the part of HansaWorld. The Software described in this document is a sophisticated information management system. Features are liable to alteration without notice. This documentation is not intended as a de facto representation of the system, but as an overview of its facilities. It cannot be exhaustive in all respects. Whilst effort is made to ensure the accuracy of the information published concerning the features and use of HansaWorld FirstOffice Start software, it is still possible that certain functions mentioned may not be fully implemented, may not be available under certain circumstances, or may possibly relate to a future release of the software. Errors and omissions excepted. HansaWorld accepts no contingent liabilities. All HansaWorld FirstOffice Start software related transactions are subject to HansaWorld's Conditions of Sale and Software Licence Agreement. All rights reserved.

Introducción al Módulo Órdenes de Servicio

El módulo Órdenes de Servicios ha sido diseñado para ser utilizado por empresas que proporcionan servicios de reparación y que necesitan de una herramienta eficiente para organizar este servicio.

Cada trabajo de reparación es ingresado en un registro individual en el registro Orden de Servicio. En las empresas donde los productos sean vendidos y reparados, el estado de garantía de los ítems en reparación será establecido automáticamente. Las instrucciones para los técnicos son generadas por el registro de Orden de Trabajo, mientras que el trabajo y los repuestos son ingresados por medio del registro Planilla de Trabajo. Este registro está integrado con el módulo de Stock: La aprobación de las Planillas de Trabajo disminuye los repuestos utilizados del stock y genera transacciones contables de costos en el módulo Contabilidad, siempre que sea adecuado. Las Órdenes de Compra pueden ser generadas para los repuestos que no se encuentran en stock. Las Facturas por reparación pasan al módulo Ventas, dónde son tratadas como Facturas normales. Todos los movimientos de entrada y salida a los talleres de ítems en reparación son ingresados en un registro específico.

for spare parts that are not in stock. Invoices for repairs are passed to Hansa's Sales Ledger module, where they are treated as normal Invoices. All movements in and out of the workshops of repair items are recorded in a dedicated register.

Introducción Módulo Gastos Varios

Este módulo le permite manejar los gastos en los que incurren los empleados de su empresa durante el trabajo diario. El módulo mantiene las cuentas por cada empleado, puede generar estados de cuenta individuales y manejar anticipos y acuerdos. El registro de los Gastos es similar al de las Facturas de Compra: puede ser realizado hasta llegar al nivel del Ítem. Si también cuenta con el módulo de Proyectos, puede registrar los gastos contra los Proyectos, lo cual permitirá un cálculo detallado sobre la rentabilidad del Proyecto.

Introducción al Módulo Caja

El módulo de Caja es un medio de fácil uso para el registro de las transacciones de entradas y salidas de caja. Puede registrar cada transacción de caja individualmente, o puede ingresar los recibos del día en una sola transacción, proporcionando las mismas Cuentas de Ventas y Caja o Bancos para todas ellas. De forma similar, también puede ingresar los pagos del días en una única transacción.

Intro. al Módulo Generador de Reportes

El módulo Generador de Reportes ha sido creado para posibilitar el diseño de tus propios informes. Esto implica aspectos como:

Proporcionar criterios de búsqueda en la ventana de especificación de tus informes – de este modo, podrás contar con la información que necesitas.
Brindar la información requerida por cada empresa.
Especificar un tipo de ordenación para tus informes.
Calcular totales y subtotales.
Confeccionar la apariencia de tus informes incluyendo preferencias como ser, encabezados de columna, campos, variables, subtotales y totales – determinando el momento y la posición de su impresión (por ej. encabezado, cuerpo, abajo).
Determinar el destino de impresión de tus informes (ej. pantalla, impresora o archivo).

Las páginas que vienen a continuación son las siguientes:

Introduction

Before starting work with FirstOffice, you should first have created a new database into which you have entered information about your company, the current Fiscal Year, a set of VAT Codes and a Chart of Accounts. If this is not the case, please turn back to the Starting FirstOffice section of these web pages before proceeding.

Clientes y Proveedores

La información respecto a tu Clientes, Proveedores y otras empresas con quienes mantienes relaciones comerciales, está guardada en el registro Contactos el cual está disponible desde los módulos Ventas, Compras y otros. Básicamente, la razón de almacenar toda esta información en un solo registro, permite un uso pleno del Calendario, Administrador de Tareas, los Mails y las Cartas. Además podrás mantener un solo registro individual para una empresa que es Cliente y Proveedor a la vez.

En estas páginas, el término “Cliente” generalmente se usa para referirse a un registro individual en el registro Contactos; mientras, el término “Proveedor” se usar par referirse a un “Proveedor” también en el registro Contactos. Por ejemplo, un Proveedor es aquel cuyo registro individual muestra la casilla ‘Proveedor” tildada (encabezado).

Desde el punto de vista de ventas, puedes agrupar Clientes similares usando las Categorías de Cliente. De este modo, cada Cliente perteneciente a una misma Categoría se someterá por defecto a una Lista de Precios y Cuenta Deudores. Por otro lado, las Categorías de Cliente también pemiten facilitar ciertas modificaciones para que solo tengas que realizar un cambio en la Categoría de Cliente en lugar de hacerlo en cada registro individual de Cliente. No obstante, si especificas algún dato en el registro individual de un Cliente, éste dato sobrescribirá cualquier dato especificado en su Categoría de Cliente. Por ejemplo, si especificas una Lista de Precios en el una Categoría de Cliente y especificas otra Lista de Precios en el registro individual de un Cliente perteneciente a esa Categoría, se utilizará la Lista de Precios especificada en el registro individual de Cliente.

Desde el punto de vista de compras, puedes agrupar Proveedores similares usando las Categorías de Proveedor. De este modo, cada Proveedor perteneciente a una misma Categoría se someterá a una misma Cuenta Acreedores. Nota: Una empresa que constituye tanto un Cliente como un Proveedor, puede pertenecer respectivamente a una Categoría de Cliente y a una Categoría de Proveedor.

Como sabrás, antes los Clientes y Proveedores se almacenaban en registros separados. Por tanto, deberás utilizar la función de Mantenimiento ‘Convertir Proveedores a Contactos’ (módulo Técnico) para extraer la información que anteriormente se almacenaba en dos registros. (Ver página Cómo Uniformizar los Códigos de Clientes y Proveedores).

Introduction to Items and Pricing

The Item register contains information about the products and services that you sell. It is accessible from the Sales Support, Stock and Sales Ledger modules.

You can group Items of a similar type together using Item Groups. You can give every Item belonging to the same Group the same default Sales and Cost Accounts, Credit Account and VAT Codes, saving you the work of having to specify these for all Items individually. Defining and assigning Item Groups also makes modification easier: if you need to assign a different Cost Account, for example, you only need make one change (to the Item Group), rather than many (to each of the Items).

If information is specified both for an Item Group and for an Item that belongs to that Group, the information entered for the Item will take precedence.

Introducción al Módulo Sistema

Este módulo posee opcionoes y registros que son usados de forma colectiva por los demás módulos, incluyendo el Plan de Cuentas. Además, es el punto donde se realiza la administración de los usuarios, incluyendo la asignación de accesos a los demás módulos.

Introduction to the Sales Ledger

This module is the primary tool for the handling of accounts receivable, and all that is associated with the Invoices the company sends to its Customers. The Sales Ledger interacts with several of FirstOffice's modules: it receives Invoices from the Sales Order register, and it creates and sends accounting transactions to the Nominal Ledger module.

Introducción al Módulo Compras

Este módulo es la herramienta principal para el manejo de las cuentas por pagar, y de todo aquello asociado con las Facturas de Compra que recibe de sus Proveedores.

Introducción al Módulo Contabilidad

El módulo de Contabilidad es su herramienta para realizar la contabilidad básica, presupuestos, pronósticos y análisis.

Introduction to the Sales Support Module

Use the Sales Support module to record and administer the Orders that you receive from Customers, including issuing Deliveries and raising Invoices. The module is integrated with the Sales Ledger (Orders are converted to Invoices) and with the Stock module (Deliveries are created from Orders).

Introduction to the Stock Module

The Stock module allows you to record deliveries to and from stock. It interacts with the Sales Support module, with the Sales Ledger and the Nominal Ledger. The Delivery register is always updated from the Sales Order register.

All shipments in and out of stock are recorded as transactions in the Stock module. In addition and if required, FirstOffice can automatically update stock valuations in the Nominal Ledger. Several reports give information about the contents and value of your stock.

Introduction

The Calendar and Task Manager are simple and efficient tools for keeping track of contacts with Customers and for planning activities of all kinds. You can use them to record the different tasks and events in the business day, such as customer contacts for sales, service support, consultancy appointments etc. In FirstOffice, each task and event is saved as a separate record in the Activity register. The Calendar and the Task Manager allow you to view, review and change your Activities, and to add new ones. You can use the Activity register as a planning and monitoring tool for a sales force, or as a tool to log telephone calls to a customer service centre, and in many other ways. As with all FirstOffice features, there is a great deal of flexibility, and different users will adapt it to their own requirements.

Introduction to Value Packs

Value Packs allow you to add extra features to the basic FirstOffice program. The following Value Packs are available:

Bar Code
CRM and Mail
Currencies, Languages and Advanced Pricing
Dual Base Currencies
Group Invoicing
Internet Server, One Internet User
Three Additional Internet Users
Purchase Orders
Quotations
Stock Locations

The constituent parts of two Value Packs (Currencies, Languages and Advanced Pricing, and CRM and Mail) are described separately in these web pages, while Currencies and Dual-Base Currency have been joined together in a single description. For details about the Bar Code Value Pack and about the Internet Server and Users Value Packs, please refer to your local FirstOffice representative. The Bar Code Value Pack is used in Finland, where Purchase Invoices are bar coded.

You can add a Value Pack to FirstOffice at any time by following these steps:

If you have a multi-user installation, you can work on the server or on one of the clients.

If you want to work on the server and it is running, ensure no other user is logged in, select 'Quit, Remove Autoserver' from the File menu and restart FirstOffice.
Use the [Select Module] button in the Master Control panel to change to the System module.
Click the [Settings] button in the Master Control panel (or select 'Settings' from the File menu). In the resulting list, double-click 'Configuration'.
Check the required Value Pack option(s) and click the [Save] button in the Button Bar to save changes and close the window.
In single-user installations, quit FirstOffice and restart to allow the changes to take effect.
In multi-user systems, if you were working on a client, quit FirstOffice and restart to allow the changes to take effect. There is no need to restart the server.

If you were working on the server, select 'Server' using the [Select Module] button in the Master Control panel.

In both cases, the clients can now log in again: they will now have access to the Value Pack(s). If you need to prevent individual users from using Value Packs, you should do so using Access Groups.
Refer to the Enabler Key page for instructions about applying for a new Enabler Key.

Note that in the main part of these web pages, we have assumed that no Value Packs are present. When a Value Pack is present, new fields, settings and functions will be made available and therefore the appearance of some of the lists and screens in your copy of FirstOffice will differ from those illustrated on those web pages. For example, if you are using the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack, the Order, Invoice and Goods Receipt screens will gain an extra card (the 'Currency' card) showing the Currency and Exchange Rate. Other new fields will appear on the existing cards.

Introduction to the Advanced Pricing Value Pack

The standard version of FirstOffice allows you to define various Price Lists and to allocate those Price Lists to different Customers so that the correct Prices are used when you enter Orders and Invoices. When you specify a Customer in an Order or Invoice, the Price List for that Customer will be activated. When you then add an Item to the Order or Invoice, FirstOffice finds the correct Price by searching in the Price register for the unique record for the Price List/Item combination.

The Advanced Pricing Value Pack (part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack) contains the following features:

Automatic Price calculation, removing the need to enter records to the Price register manually, and greatly easing the task of updating Prices; and
Quantity discounts.

Because these features represent a significant addition to FirstOffice's pricing system, these pages should be read in place of the standard Price Lists pages.

Introduction to the CRM Value Pack

The Customer Relationship Manager (part of the CRM and Mail Value Pack) adds various features to Activities, the Calendar and the Task Manager to help you keep track of contacts with Customers. It also contains the Customer Letter register, which you can use to organise and produce mailshots.

Introduction to the Currencies Value Pack

FirstOffice offers two Currency conversion methods in two separate Value Packs. You can use either of these methods exclusively, or you can use them in combination, depending on your requirements.

The simple conversion from a foreign Currency to the home Currency, applicable to the majority of worldwide Currency transactions. This is part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack.
The dual-base triangulation system, termed the "Dual-Base system" in these web pages. This is provided by the Dual Base Currency Value Pack. Users of this system fall into two categories:

Voluntary

The Dual-Base system will be useful for companies that have offices in two countries that need to report in both Currencies, for companies operating in countries where there is a second Currency (usually the US Dollar or Euro) in common use in addition to the national one, and for companies in the Euro zone who retain their old national Currency for comparison purposes.

Transitional

The Dual-Base system will also be useful in countries passing through the transitional process of replacing their home Currencies with the Euro. A requirement of this process is that all transactions should be expressible in both the home Currency and the Euro. Direct conversions from the home Currency to any foreign Currency except the Euro are not possible. Instead, the home Currency should first be converted to the Euro, and there should then be a second conversion to the foreign Currency.

At the time of writing, there were no countries undergoing the transitional process, but future enlargement of the EU was imminent. Therefore, where the transitional process is illustrated in these web pages, historical data from a hypothetical company in Holland is used. In this company, the home Currency is NLG (Dutch Guilders) and foreign Currency sales are in FIM (Finnish Markka).
The term "Euro zone" has been used in these web pages to refer to those countries that have completed the transitional process described above and now have the Euro as their main Currency. Companies in these countries should use the simple conversion system, unless they are retaining their old national Currency for comparison purposes. In this case they fall into the "voluntary" category described above.

"Transitional" users should use the Dual-Base system exclusively, in order to comply with European Monetary Union (EMU) rules, while "voluntary" users can be more flexible, using Dual-Base and simple conversion systems in combination as required.

Companies outside the Euro zone but trading with it have the choice of using the simple conversion system or the Dual-Base system. This choice will depend on the volume of trade with the Euro zone and on whether they need the ability to produce all reports in both the home Currency and the Euro. Such a use of the Dual-Base system falls into the "voluntary" category described above.

Similarly companies outside the Euro zone and trading with "transitional" countries can choose whether to use the simple conversion system or the Dual-Base system.

Introduction to the Group Invoicing Value Pack

The Group Invoicing Value Pack adds one Maintenance function to the Sales Support module. This function allows you to create Invoices in batches. It finds all approved but uninvoiced Deliveries and creates appropriate Invoices, which are saved in an unapproved state. Each Invoice will contain a reference to the Order to which it pertains. If several Deliveries to the same Customer, perhaps from different Orders, require invoicing, they will be grouped together on a single Invoice, providing those Orders have the same Payment Terms. Otherwise, a separate Invoice will be created for each Payment Term used. You can approve all Invoices thus created in a single step, by highlighting them in the 'Invoices: Browse' window and selecting 'OK' from the Operations menu. Remember that if you wish to change any of the Invoices, you must do so before they are approved. You can also print the Invoices in a single batch, using the 'Documents' function on the File menu or the [Documents] button in the Master Control Panel having first selected 'Sales Ledger' using the [Select Module] button in the Master Control panel. Please click for more details about approving and printing Invoices.

Selecting the 'Group Invoicing' function brings up the following dialogue box:

This enables you to limit the Invoice creation to a single Customer or Customer Category or a range of Customers (specify two Customer Numbers, separated by a colon). You can use 'Paste Special' if necessary. Leave the fields blank if you do not need to restrict the Invoice creation to particular Customers. The function options allow you to control the appearance of the Invoice and are self-explanatory.

Click [Run] to run the function. It may take a few moments, depending on the number of Invoices to be created. When it has finished, you will be returned to the 'Maintenance' list window.

An example of an Invoice created with this function is shown below.

Note that the Order Number field on the 'Delivery' card of a Group Invoice will be empty. This is because more than one Order can contribute to a single Group Invoice. Instead, Order Numbers will appear in the grid, as shown in the illustration above. One implication of this is that the 'Recalculate Orders' Maintenance function in the Sales Support module should not be applied to Orders that have been included in a Group Invoice. Group Invoices cannot be found by this function when it recalculates the Invoiced Quantity. On the other hand, if you remove an Order from a Group Invoice before approving that Invoice, you should run the 'Recalculate Orders' function for that Order to set the Invoiced Quantity back to zero.

Introduction to the Languages Value Pack

The Languages part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack allows you to print documents such as Orders, Invoices and Quotations in the Language of the Customer or Supplier, with appropriate translations of Item names, Payment Terms, etc, and using different Forms.

To set up such a system, follow these steps:

Enter the Languages used in your business using the Languages setting in the System module.
For each Customer and Supplier, enter the appropriate Language to the field on the 'Company' card of the Customer screen, using 'Paste Special' if necessary.
Enter translations as necessary in the following settings and registers: Items, Delivery Modes, Delivery Terms, Payment Terms and Units.
Using the Form register in the System module, design as many Forms as necessary in the various Languages. These should include Orders, Invoices of all kinds (including Proforma and Interest Invoices), Delivery Notes, Remittance Advices, Quotations (if you also have the Quotations Value Pack) and Purchase Orders (if you also have the Purchase Orders Value Pack).
Using the 'Define Document' function in each module, specify when each Form is to be used.

Please click the links for detailed descriptions about each step.

Introduction to the Mail Value Pack

FirstOffice's Mail facilities (part of the CRM and Mail Value Pack) allow users in multi-user systems to:

send Mail to other users in your FirstOffice system, with or without attached files or FirstOffice records;
send Mail to Conferences, where it can be read by every user;
update Mail that has been sent by other users;
send and receive e-mail (electronic mail is also termed "External Mail" in these web pages, signifying that its original source or final destination is outside the FirstOffice Mail system); and
chat with other users.

Introduction to the Purchase Orders Value Pack

The Purchase Orders Value Pack adds the necessary settings and registers to the Stock module to allow you to enter and print your Purchase Orders, for sending to Suppliers. There is also a separate item register for Purchase Items. This register can be made to cooperate with the normal Item register in the Sales Support and Sales Ledger modules.

Introduction to the Quotations Value Pack

Use the Quotations Value Pack to create Quotations for sending to Customers and subsequently to convert the Quotations to Orders or Invoices. It can be used for call management: you can specify Contact Dates for each Quotation, making it easy to produce lists of calls to be made on a particular date.

The Quotations Value Pack is part of the Sales Support module and is fully integrated with the Sales Ledger.

Introduction to the Stock Locations Value Pack

This Value Pack allows you to keep stock in different Locations.

To start using this Value Pack, all you need do is define your Stock Locations in the Location register in the Stock module. You can then specify a Location both when receiving goods into stock and when delivering. A new Stock Movement register allows you to move Items from one Location to another. Any costs incurred in a Stock Movement will be recorded in the Nominal Ledger. Stock quantities and values for Items are maintained both per Location and in total.

Welcome to the FirstOffice Professional manuals online

Please begin by clicking on a link on the left...

HansaWorld FirstOffice Professional is a powerful accounting system for the Windows, Linux and Macintosh platforms. The program is practically identical in the three environments, and is designed to make administration and accounting as easy and fast as possible. In the specific areas where there are significant differences, these are described and illustrated in full. In all other cases all illustrations are taken from the Windows XP version.

Text in square brackets - [Save], [Cancel] - refers to buttons on screen.

Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on the part of HansaWorld. The Software described in this document is a sophisticated information management system. Features are liable to alteration without notice. This documentation is not intended as a de facto representation of the system, but as an overview of its facilities. It cannot be exhaustive in all respects. Whilst effort is made to ensure the accuracy of the information published concerning the features and use of HansaWorld FirstOffice Professional software, it is still possible that certain functions mentioned may not be fully implemented, may not be available under certain circumstances, or may possibly relate to a future release of the software. Errors and omissions excepted. HansaWorld accepts no contingent liabilities. All HansaWorld FirstOffice Professional software related transactions are subject to HansaWorld's Conditions of Sale and Software Licence Agreement. All rights reserved.

Intro. al Módulo Órdenes de Venta

El módulo Órdenes de Venta sirve para registrar y administrar las Órdenes que recibes de parte de Clientes. Esto implica los movimientos de Entregas y creación de Facturas. Este módulo está integrado con el módulo Cotizaciones (puedes convertir Cotizaciones en Órdenes), con el módulo Ventas (puedes crear Facturas desde Órdenes), con el módulo Stock (puedes emitir Entregas desde Órdenes las cuales retirarán los Ítems entregados desde stock) y con el módulo Proyecto (puedes remitir Ítems desde el módulo Órdenes de Venta y cargarlos a Proyectos).

Introducción al Módulo Ventas

Este módulo es la herramienta principal para manejar las cuentas por cobrar, y todo lo que se encuentre asociado con las Facturas que la empresa envía a sus Clientes. El módulo de Ventas interactua con varios módulos de HansaWorld, y recibe Facturas desde los módulos de Órdenes de Ventas, Contratos, Proyectos, y genera y envía asientos contables al módulo de Contabilidad.

Intro. al Módulo Contabilidad

El módulo Contabilidad es tu herramienta principal frente a la contabilidad general de tu empresa. Además sirve para procesos de presupuesto, pronóstico y análisis.

Introduction to the Enterprise by HansaWorld Working Environment

When you create a database or open an existing one, the Enterprise by HansaWorld desktop will appear, with the Master Control panel in the centre of the screen. You can use the icons in this panel as shortcuts to different parts of the program.

You can carry out most operations in Enterprise by HansaWorld using up to three different methods:

Selecting an option from a menu
Clicking a button in the Master Control panel
Using a keyboard command

The following topics are included in this section:

Introducción al Módulo Sistema

Este módulo contiene las opciones y registros utilizados colectivamente por otros módulos incluyendo el Plan de Cuentas y Objetos. Además, aquí es donde se realiza la administración de usuarios, incluyendo la asignación de accesos a otros módulos.

Ievads programmā Pirmais Ofiss

Rokasgrāmatas sadaļas lasiet, noklikšķinot uz saitēm lapas kreisajā pusē.

HansaWorld Pirmais Ofiss ietver efektīvu grāmatvedības uzskaites sistēmu Windows, Macintosh un Linux vidēm. HansaWorld programmas ir izveidotas tā, lai administrēšanas un grāmatvedības procedūru veikšana būtu iespējami vienkārša un ātra. To darbība ir līdzīga uz visām platformām. Visos gadījumos tiks izmantoti Windows operētājsistēmas attēli.

Teksts kvadrātiekavās - [Saglabāt], [Atcelt] - apzīmē loga pogas nosaukumu.

Šīs rokasgrāmatas informācija var tikt mainīta bez iepriekšēja brīdinājuma un “HansaWorld” par to neuzņemas atbildību. Aprakstītā programma ir sarežģīta informācijas vadības sistēma. Programmas funkcijas var tikt mainītas bez iepriekšēja brīdinājuma. Rokasgrāmata nav paredzēta kā sistēmas faktiskais atainojums, bet gan kā tās iespēju pārskats. Tā var nesaturēt pilnīgi izsmeļošu informāciju visos aspektos. Kaut arī tiek darīts viss, lai publicētā informācija par programmas funkcijām un HansaWorld programmas izmantošanu būtu precīza, pastāv iespēja, ka dažas aprakstītās funkcijas vēl pilnībā nav ieviestas vai noteiktos apstākļos nav pieejamas, vai arī attiecas uz programmas nākamo versiju uzlabojumiem. Rokasgrāmatas saturs un/vai priekšmeta spēkā esamība var tikt mainīta bez iepriekšēja brīdinājuma. “HansaWorld” neuzņemas iespējamo atbildību. Visi ar HansaWorld programmām saistītie darījumi ir pakļauti "HansaWorld” pārdošanas noteikumiem un programmas licences līgumam. Visas tiesības rezervētas.

Ievads darba vidē

Atverot vai izveidojot datu bāzi, tiks parādīta Pirmā Ofisa darba virsma, kuras centrā atrodas Bāzes logs. Tā ikonas tiek izmantotas ātrai pieejai dažādām vietām programmā.

Vairumu operāciju Pirmajā Ofisā var veikt trijos dažādos veidos:

Izvēloties funkciju no izvēlnes;
Bāzes logā noklikšķinot uz ikonas;
Izmantojot taustiņu kombinācijas.

Izmantojiet ērtāko metodi. Sākumā ērtāk būs izmantot Bāzes logu, taču vēlāk, pierodot pie programmas, tastatūras taustiņu kombināciju izmantošana paātrinās darbu.

Ievads darba sākšanā Pirmajā Ofisā

Ja esat secīgi pildījuši rokasgrāmatas norādījumus, tad šobrīd Pirmajā Ofisā jābūt izveidotai jaunai datu bāzei, kurā ievadīta informācija par kompāniju, pašreizējais finanšu gads, PVN kodu plāns un kontu plāns. Ja tā nav, atgriezieties sadaļā Pirmā Ofisa startēšana.

Ievads par kontaktiem

Informācija par klientiem un piegādātājiem tiek glabāta reģistrā Kontakti.

Programmas Pirmais Ofiss rokasgrāmatās termins "klients" tiek izmantots, lai aprakstītu reģistra Klienti kartiņu pārdošanas kontekstā, bet terminu "piegādātājs" izmanto pirkšanas kontekstā. "Piegādātājs" nozīmē to, ka klienta kartiņas augšējā daļā ir atzīmēta izvēles rūtiņa 'Piegādātājs'.

Līdzīga tipa klientus var grupēt sagatavošanā Klientu kategorijas. Visiem vienas kategorijas klientiem var piesaistīt vienu cenu lapu un debitoru kontu, kas rēķinos tiks ievietoti pēc noklusējuma, tādējādi ietaupot laiku to norādīšanai katram klientam atsevišķi. Klienta kategorijas definēšana un piesaistīšana vienkāršo arī attiecīgo parametru mainīšanu, piemēram, ja nepieciešams piešķirt citu debitora kontu, jāveic tikai viena izmaiņa (klientu kategorijai), nevis daudzas (katram klientam). Ja informācija ir norādīta gan klientu kategorijai, gan šīs kategorijas klientam, priekšroka tiks dota klienta kartiņā ievadītajai informācijai.

Līdzīgi iegādes pusē iespējams sagrupēt piegādātājus, izmantojot sagatavošanu Piegadātāju kategorijas. Visiem vienas grupas piegādātājiem var piesaistīt kopīgu noklusējuma kreditoru kontu. Uzņēmums, kas ir gan klients, gan piegādātājs, var ietilpt gan sagatavošanā Klientu kategorijas, gan Piegādātāju kategorijas.

Šajā nodaļā vispirms aprakstīta klientu kategoriju definēšana. Pēc tam tiks sniegts detalizēts reģistra Klienti un ar klientiem saistīto atskaišu apraksts.

Programmas iepriekšējās versijās klientu un piegādātāju kartiņas tika glabātas atsevišķos reģistros. šajā versijā abi reģistri ir apvienoti vienā. Pārejot uz šo vai jaunāku versiju, izmantojiet Sistēmas moduļa Apkalpošanas funkciju 'Konvertēt piegādātājus par klientiem', lai apvienotu abu reģistru informāciju. Sīkāku aprakstu skatiet sadaļā Klientu un piegādātāju apvienošana.

Ievads par artikuliem

Reģistrā Artikuli tiek glabāta informācija par piedāvātajām precēm un pakalpojumiem. Tas atrodas Realizācijas un Noliktavas modulī.

Līdzīgus artikulus var grupēt artikulu grupās. Visiem vienas grupas artikuliem pēc noklusējuma var piešķirt vienādus realizācijas, izmaksu, kreditoru kontus un PVN kodus, ietaupot laiku to ievadīšanai atsevišķi katram artikulam. Artikulu grupu definēšana un piešķiršana vienkāršo izmaiņu veikšanu, piemēram, ja nepieciešams piešķirt citu izmaksu kontu, jāveic tikai viena izmaiņa (artikulu grupai), nevis daudzas (katram artikulam).
Ja informācija ir norādīta gan artikulu grupai, gan artikulam, kas iekļauts šajā grupā, vērā tiks ņemta tikai tā, kas norādīta atsevišķi artikulam.

Ja informācija norādīta gan par artikulu grupu, gan tai piederošu artikulu, programmā priekšroka tiks dota artikula kartiņā ievadītajiem datiem.

Ievads valūtu uzskaitē

Pirmais Ofiss piedāvā divas valūtu konvertēšanas sistēmas. Katra konvertēšanas metode ir izmantojama atsevišķi vai kopā atkarībā no uzņēmuma vajadzībām.

Vienkāršajā konvertēšanas sistēmā notiek ārvalstu valūtas konvertēšana nacionālajā valūtā, un tā ir piemērojama vairumam pasaules valstu valūtu grāmatojumiem.
Divu bāzes valūtu trīspusējā sistēma, šajā rokasgrāmatā saukta par “Divu bāzes valūtu sistēmu”. Šīs sistēmas lietotāji ir iedalāmi divās kategorijās:

Brīvprātīgie

Divu bāzes valūtu sistēma būs noderīga uzņēmumiem, kuru biroji atrodas divās valstīs un kuriem jāveido atskaites abās valūtās, kā arī to valstu uzņēmumiem, kurās papildus nacionālajai valūtai parasti tiek lietota arī otra valūta (parasti dolāri vai eiro), un Eiropas Savienības valstu uzņēmumiem, kuri salīdzināšanai izmanto savu iepriekšējo nacionālo valūtu.

Pārejas valstu

Divu bāzes valūtu sistēma būs noderīga arī tajās valstīs, kuras gatavojas pāriet no nacionālās valūtas uz eiro. Pārejas procesā ir izvirzīta prasība visus grāmatojumus veikt abās valūtās – nacionālajā un eiro. Šajā sistēmā nav iespējams veikt tiešu konvertēšanu no nacionālās valūtas citā ārvalstu valūtā, izņemot eiro. Nacionālā valūta vispirms jākonvertē eiro, un pēc tam to var konvertēt citā ārvalstu valūtā.

Rokasgrāmatas sastādīšanas laikā vēl neviena valsts negatavojās pāriet uz eiro (neatradās pārejas procesā), bet to bija paredzēts veikt tuvāko gadu laikā. Tāpēc tiks aprakstīts, kā notiks pārejas process un tiks izmantoti dati no kādas Latvijas kompānijas. Šajā kompānijā nacionālā valūta ir LVL (Latvijas lati), bet ārvalstu valūta ir EUR (eiro).
Eiropas Savienības valstis šajā rokasgrāmatā apzīmē valstis, kuras ir pabeigušas iepriekš aprakstīto pārejas procesu un kuru galvenā valūta tagad ir eiro. Šo valstu uzņēmumiem jālieto vienkāršā konvertēšanas sistēma, ja vien salīdzināšanai netiek izmantota arī iepriekšējā nacionālā valūta. Šādā gadījumā šīs valstis pieder iepriekš aprakstītajai brīvprātīgo sistēmas lietotāju kategorijai.

Pārejas valstu sistēmas lietotājiem jāizmanto divu bāzes valūtu sistēma tikai tāpēc, lai saskaņotu grāmatvedību ar Ekonomiskās un monetārās savienības (EMS) noteikumiem, bet brīvprātīgie lietotāji var izmantot divu bāzes valūtu sistēmu daudz elastīgāk, turklāt tie var lietot abas sistēmas vienlaicīgi.

Uzņēmumi ārpus Eiropas Savienības, kuriem ir tirdzniecības sakari ar Eiropas Savienības valstu uzņēmumiem, var izvēlēties, kuru sistēmu lietot. Izvēle būs atkarīga no tirdzniecības apjoma un nepieciešamības veidot atskaites gan nacionālajā valūtā, gan eiro. Šādā gadījumā šie uzņēmumi pieder iepriekš aprakstītajai brīvprātīgo sistēmas lietotāju kategorijai.

Izvēlēties valūtu sistēmu var arī uzņēmumi ārpus Eiropas Savienības, kuriem ir tirdzniecības sakari pārejas valstīs.

Ievads Realizācijas modulī

Šis modulis ir galvenais līdzeklis realizācijas uzskaitei un visam, kas ir saistīts ar klientu maksājumiem un klientiem izrakstītajiem rēķiniem. Realizācijas modulis ir saistīts ar vairākiem citiem moduļiem, tas veido un nosūta grāmatojumus uz Finanšu moduli.

Intro. al Módulo Stock

El modulo Stock te permite registrar entregas hacia y desde stock. Este módulo interactúa con los módulos Órdenes de Venta, Órdenes de Compra, módulo Ventas, Proyectos, Producción y Contabilidad. El registro de Entregas siempre se actualiza en relación al módulo Órdenes de Venta; además se puede crear Mercaderías Recibidas desde el módulo Órdenes de Compra (si está instalado).

El módulo Stock registra todos los envíos hacia y desde stock; y si es necesario HansaWorld Enterprise puede mantener automáticamente las valoraciones de stock en el módulo Contabilidad. El stock (mercaderías) puede estar almacenado en diferentes Ubicaciones que pueden o no ser independientes. Existen muchos informes que brindan información sobre los contenidos y valores del stock.

El módulo Stock fue reorganizado en la versión 5.1 de HansaWorld Enterprise. Sin embargo en lo que concierne al manejo de este módulo, esta reorganización causa poca o ninguna diferencia en el uso. La mayoría de estos cambios son de carácter subyacente y tienen que ver con el modo de almacenar la información. En caso que estés usando una versión anterior a HansaWorld Enterprise 5.1, entonces debes reorganizar tus datos de stock antes de comenzar a utilizar el módulo Stock. Por favor, para más detalles revisa la descripción de la función 'Reconstruir Stock' en los Mantenimientos del módulo Técnico.

Ievads Piegādātāju modulī

Šis modulis tiek izmantots neapmaksāto rēķinu uzskaitei un visu to darbību veikšanai, kas saistītas ar ienākošajiem rēķiniem, ko uzņēmums saņem no piegādātājiem.

Intro. al Módulo Órdenes de Venta

Ievads Kases modulī

Kases modulis piedāvā vienkāršu kases ieņēmumu un izdevumu reģistrācijas sistēmu. Katru kases grāmatojumu var ievadīt atsevišķi vai arī visus katras dienas kases ieņēmumus var ievadīt kā vienu grāmatojumu tā, lai uz visiem tiktu attiecināts viens realizācijas un kases vai bankas konts. Līdzīgi vienas dienas maksājumus var ievadīt kā vienu grāmatojumu.

Ievads Avansa norēķinu modulī

Šis modulis tiek izmantots, lai reģistrētu uzņēmuma darbinieku ikdienas darbā nepieciešamos avansa norēķinus. Tajā katram darbiniekam tiek uzturēts savs konts, ir iespējams izveidot atsevišķus bankas kontu izrakstus un izmaksāt avansus. Ierakstu veidošana modulī Avansa norēķini notiek līdzīgi kā reģistrā Ienākošie rēķini: tos var ievadīt atsevišķi pa artikuliem.

Ievads Pamatlīdzekļu modulī

Šis modulis ļauj pamatlīdzekļus saistīt ar kontiem.

Modulī notiek katra pamatlīdzekļa norakstīšanas aprēķināšana atkarībā no tā vērtības un lietotāja noteiktajiem norakstīšanas noteikumiem. Pārsūtīt norakstīšanu uz Finanšu moduli var, atskaitēs redzamās summas ievadot manuāli.

Šajā modulī izveidotās atskaites ietaupa daudz laika, gatavojot galīgos aprēķinus. Tās var izmantot, lai aprēķinātu arī peļņu vai zaudējumus no pamatlīdzekļa realizācijas.

Introduction to SmartApps by HansaWorld - Mobile Data Collection Software

HansaWorld SmartApps is a database tool that allows you to create your own applications for use on the Nokia E90. Example applications might include workforce automation, data collection and on-line reporting. Functions and features include automatic synchronisation in both directions between E90s, or between an E90 and a desktop computer, the ability to create and attach photographs (.jpg files) and sound files (.wav files) to records inside SmartApps applications, report generation, and integration with the E90's barcode scanner.

The descriptions of HansaWorld SmartApps on a desktop PC or Mac in these web pages assume familiarity with HansaWorld Enterprise concepts and features such as registers, records, Master Control panel, record windows, browse windows, attachments and the 'Paste Special' feature. If you need more information about these subjects, please refer to the sections of these web pages describing the Work Area.

These web pages are organised as follows:

Please click the links to learn about each subject.